Wanneer de hoofdmedewerker op vakantie gaat of met ziekteverlof is, moet het hoofd van de organisatie een opdracht opstellen om verantwoordelijkheden aan een andere medewerker toe te wijzen. Bij het opstellen van dit document gelden bepaalde regels.
instructies:
Stap 1
Voor het opmaken van een opdracht dient de leidinggevende de schriftelijke toestemming van de werknemer te verkrijgen. Stel hiervoor een aanvullende overeenkomst op bij de arbeidsovereenkomst, waarin de termijn, verplichtingen en voorwaarden voor de tijdelijke uitvoering van ambtelijke taken voor de duur van de opdracht zijn vastgelegd. Als de functie van de werknemer en de arbeidsovereenkomst niet veranderen tijdens de vervangingsperiode, kan er geen aanvullende overeenkomst worden opgesteld.
Stap 2
Geef na ondertekening van de overeenkomst een opdracht tot opdracht. Vermeld in de opdracht de functie, de uitvoeringstermijn en de hoogte van de betaling. Geef in de volgorde aan dat de medewerker bekend is met de functiebeschrijvingen. Kennismaking van de werknemer met de aan hem toegewezen taken, certificeer hiervoor de handtekening van de werknemer in een speciaal tijdschrift.
Stap 3
Indien de werknemer de taken van een afwezige werknemer zal uitvoeren zonder zijn hoofdtaak te onderbreken, vermeld dan in de bestelling het bedrag van de bijbetaling. De hoogte van de bijbetaling wordt bepaald op basis van interne regelingen voor de uitbetaling in deze organisatie.
Stap 4
Wijs een serienummer toe aan de bestelling, vul dit in in het orderregistratieboek. Na het uitvaardigen van een bevel tot toewijzing van taken aan een werknemer, stuurt u een kopie van de bestelling naar de boekhoudafdeling voor verdere berekening van de bezoldiging van de werknemer. Bij het combineren van de taken van een afwezige werknemer zonder zijn hoofdbetrekking te onderbreken, wordt de vergoeding berekend voor de hoofdbetrekking en de tijdelijke uitoefening van de taken van de afwezige werknemer.
Stap 5
Na het maken van een bestelling over de toewijzing van taken, de bevoegde persoon ermee vertrouwd maken, wordt de bestelling geacht aan de werknemer te zijn gecommuniceerd nadat hij er kennis van heeft genomen en zijn handtekening in het daarvoor bestemde journaal heeft gezet.
