Etiquette is een veelzijdig begrip, er zijn gedragsregels in de samenleving, aan tafel of op openbare plaatsen. Er bestaat ook zoiets als zakelijke etiquette, in het bijzonder zakelijke schrijfetiquette. De reputatie van het bedrijf hangt voor een groot deel af van de manier waarop de correspondentie met klanten, medewerkers en partners verloopt.
Algemene regels voor zakelijke correspondentie
Schriftelijke spraak is heel anders dan mondeling, vooral zakelijke correspondentie. De moderne realiteit is zodanig dat schrijven steeds meer een e-mailbericht wordt, in plaats van een bericht op papier.
Als het gaat om zakelijke onderhandelingen met partners, over alle berichten met betrekking tot zakelijke momenten, is e-mail de beste optie voor het overdragen van informatie. Het schrijven van uitnodigingen, bedankbrieven of felicitaties gebeurt echter op papier.
Het wordt als een goede gewoonte beschouwd om kwaliteitspapier te gebruiken, en bij voorkeur briefpapier met het logo van de organisatie. Het is beter om belangrijke brieven of uitnodigingen voor speciale evenementen per koerier of aangetekende post te bezorgen. De boodschap op mooi papier van hoge kwaliteit ziet er solide uit en verhoogt de waardering van het bedrijf.
Bij zakelijke correspondentie zijn correctheid, geletterdheid en nauwkeurigheid van de boodschap belangrijk. Overmatige emotionaliteit, vertrouwdheid, beledigende opmerkingen, evenals de lengte en ambiguïteit van de presentatie zijn niet toegestaan.
Het is belangrijk om de tekst te structureren, accenten en leestekens correct te plaatsen, zodat de ontvanger heel duidelijk weet waar de brief precies over gaat.
Wat de communicatiestijl betreft, is het beter om bloemrijke zinnen, complexe zinnen met meerdere niveaus en onnodige woorden te vermijden. De overvloed aan professionele clichés in zakelijke correspondentie is toegestaan.
Voor de duidelijkheid kunt u grafieken, diagrammen of tabellen aan de tekst toevoegen.
Het is onaanvaardbaar om emoticons en afbeeldingen te gebruiken in zakelijke correspondentie. Zorg ervoor dat u de tekst controleert op fouten en typefouten voordat u deze verzendt.
Ontwerpregels voor zakelijke brieven
Een goed geschreven zakelijke brief moet een duidelijke structuur hebben. Er is niet één standaard, maar er zijn algemene ontwerpregels.
Een zakelijke brief bestaat uit een koptekst, begroeting, inhoud (basis), afscheid, handtekening en gegevens van de verzendende organisatie.
De "kop" van de brief bevat meestal de naam van de organisatie, het logo, het adres en contactpersonen voor communicatie (telefoon, e-mail, fax).
Ook het type activiteit van het bedrijf en de namen van managers kunnen in de kop worden gespeld.
De dop wordt meestal in het midden van het vel afgedrukt, soms mag deze in de bovenhoek worden geplaatst.
Een gerenommeerd bedrijf moet zijn eigen briefpapier hebben. Ook moeten e-mails formulieren hebben, dit geeft de organisatie degelijkheid.
In het welkomstgedeelte kunt u "Goedemiddag" of "Hallo" schrijven als het bericht geen strikt interpersoonlijk karakter heeft. In een duidelijke zakelijke brief, kennisgeving of andere zakelijke documentatie is het passender om de geadresseerde onmiddellijk met naam en patroniem aan te spreken.
Het belangrijkste in zakelijke correspondentie is de hoofdinhoud van de brief - de basis.
Dit onderdeel heeft de meeste informatie, het is daarin dat het doel van het beroep wordt onthuld.
Er kunnen verschillende redenen zijn om contact op te nemen, respectievelijk, de presentatie van elk aspect moet beginnen met een aparte paragraaf. Het structureren van de hoofdtekst van de brief is nodig om onderwerpen te differentiëren en de informatie beter te begrijpen.
Voorbeelden van alinea's zijn de volgende zinnen: "wij vragen u", "informeren", "aanbieden ter overweging" en andere.
Het is de moeite waard om te bedenken dat er ook een structuur is binnen de aspecten.
De afzender van een zakelijke brief moet de relevantie van het verzoek motiveren, de belangrijkste inhoud ervan bekendmaken en het verwachte resultaat beschrijven in geval van een positief antwoord.
Directe spraakformules worden zelden gebruikt in zakelijke brieven. Het belangrijkste doel van de laatste zin is het uiten van respect voor de geadresseerde en het gebruikelijke eerbetoon aan beleefdheid. Voorbeelden van afsluitende zinnen: "beste wensen", "met vriendelijke groeten", "bij voorbaat dank voor uw antwoord" en anderen.
Aan het einde van de brief moet een persoonlijke handtekening staan. Meestal worden de achternaam, voorletters en functie van de afzender vermeld, evenals telefoonnummers van contactpersonen.
Grote bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen. Dit is een speciaal bestand met een teksthandtekening die automatisch aan het einde van elke letter wordt aangebracht. Een elektronische handtekening mag niet langer zijn dan vijf tot zes regels en niet langer dan zeventig tekens.
Deze ontwerpstructuur is ook van toepassing op promotiebrieven, begeleidende brieven en bedankbrieven, evenals op mededelingen, verklaringen, claims en waarschuwingen.
Bij het verzenden van een grote hoeveelheid informatie wordt een korte ondersteuning in de hoofdtekst van de brief geschreven en wordt het hoofdpakket als een aparte bijlage opgesteld. Als de bijlage veel "weegt", dient u de ontvanger hierover te waarschuwen in de begeleidende brief in het naschrift.
Reageren op een zakelijke brief
Volgens de regels van de zakelijke etiquette mag een antwoord op een brief niet langer dan twee tot drie dagen worden uitgesteld. Als om een aantal objectieve redenen een langere termijn nodig is voor een reactie, moet u de afzender hiervan op de hoogte stellen, dit wordt als een goede vorm beschouwd en vergroot de geloofwaardigheid van het bedrijf.
Onthoud het belangrijkste - u moet alle zakelijke e-mails beantwoorden, behalve voor de hand liggende spam.
Bij het beantwoorden van zakelijke brieven worden vaak standaard spraakformules gebruikt:
- "Het spijt ons u te informeren …";
- "Dank u voor …";
- "Wij nodigen u graag uit …";
- "We herinneren u eraan …";
- "In overeenstemming met uw verzoek informeren wij …" en anderen.
Voor het gemak kunt u een apart bestand maken met vergelijkbare spraakpatronen. Als u zich tot de lege plekken wendt, zult u het schrijven van zakelijke brieven aanzienlijk vergemakkelijken en versnellen.
Als de brief belangrijk is en u zeker wilt weten dat deze bij de geadresseerde is afgeleverd, bestel dan de bezorging per koerier of stuur een aangetekende brief (Russische post). E-mail heeft een functie "Bericht ontvangen" die u automatisch een bevestiging stuurt dat uw bericht is bekeken.
Komt er geen antwoord op de brief, dan kunt u volgens de etiquette nog een keer bellen om de situatie met de correspondentie op te helderen.
Soorten zakelijke correspondentie
In eerste instantie zijn er twee soorten zakelijke correspondentie: interne en externe. Externe correspondentie is correspondentie die wordt verzonden naar een externe ontvanger, terwijl interne correspondentie wordt gebruikt binnen de grenzen van één bedrijf.
Zakelijke brieven zijn, afhankelijk van het beoogde doel, onderverdeeld in: applicaties, nieuwsbrieven, advertenties, vragen, aanbevelingen, voorstellen, herinneringen, claims, uitnodigingen en andere.
Brief - een bericht bevat informatie die de geadresseerde nodig heeft om taken uit te voeren in het kader van een gemeenschappelijk doel. Dergelijke informatie is relevant en belangrijk voor zowel de ontvanger als de afzender.
Applicatie - een type zakelijke correspondentie waarbij een verzoek wordt verzonden met het doel informatie of diensten te verkrijgen. Bijvoorbeeld een aanvraag voor deelname aan een evenement.
Verzoek - een schriftelijk verzoek om informatie van belang te verkrijgen. Het verzoek kan formeel en bindend zijn.
Een aanbiedingsbrief biedt meestal samenwerking of specifieke diensten en commerciële voorstellen. Meestal worden dergelijke brieven naar meerdere adressen tegelijk verzonden; massamailing kan worden gebruikt.
Uitnodiging - een individuele uitnodigingsbrief voor een vergadering of een gala-evenement. Bij het ontwerp van dergelijke correspondentie is het gebruik van speciale vakantieformulieren of ansichtkaarten toegestaan. Het belangrijkste is om de naam van het evenement, het adres, de tijd en de plaats van de bijeenkomst duidelijk te spellen.
Een herinneringsbrief is een bericht over het nakomen van eventuele verplichtingen: aflossing van schulden, het verstrekken van een rapport, een herinnering aan een vergadering en dergelijke.
Als een van de partijen de contractvoorwaarden niet heeft nagekomen of de overeenkomst heeft geschonden, kan de benadeelde partij een claim indienen. Een onderscheidend kenmerk van de brief - claims - is de aanwezigheid van een gedetailleerde beschrijving van de geschonden voorwaarden, informatie over de beoordeling van schade, claims voor vergoeding van verliezen of eliminatie van de geïdentificeerde overtreding. Vaak wordt deze correspondentie aangevuld met kopieën van documenten, foto's en acceptatiecertificaten.
In aanbevelingsbrieven wordt een derde partij of bedrijf beoordeeld en worden hun kenmerken vermeld. Dergelijke berichten komen het vaakst voor bij het solliciteren naar een nieuwe functie.
Functies van zakelijke e-mail
Tegenwoordig wordt een groot percentage zakelijke brieven per e-mail verzonden, dus de regels van de zakelijke etiquette formuleren ook eisen aan het voeren van elektronische zakelijke communicatie.
Lees het adres van de afzender goed door. Je zou gewaarschuwd moeten worden door berichten met gelijkaardige mailboxadressen: "cupercat" of "mini - bikini". Naast reguliere spam kunnen berichten van dergelijke adressen virussen bevatten.
Houd je onderwerpregel altijd kort en to the point.
Etiquette maakt het mogelijk om het originele bericht te citeren, zodat de ontvanger onmiddellijk kan begrijpen wat er op het spel staat.
Het is toegestaan om aanvullende materialen in de bijlage bij te voegen.
Het kennen en toepassen van de etiquetteregels op het gebied van zakelijke communicatie helpt de afzender om een goede reputatie op te bouwen en nieuwe partners aan te trekken.
