Sommige organisaties gebruiken zakelijke brieven in hun werk. Een daarvan is een bevestigingsbrief. Het wordt verzonden om de ontvangst van alle materialen, informatie en andere documenten te bevestigen. Het wordt schriftelijk en in welke vorm dan ook opgesteld. Wat is de procedure voor het opstellen van deze brief?
instructies:
Stap 1
Maak de bevestigingsbrief op het briefhoofd van de organisatie, het is natuurlijk niet nodig, maar het zal beter zijn. Geef in de rechterbovenhoek de details van uw organisatie aan, schrijf hieronder aan wie dit document is gericht, bijvoorbeeld algemeen directeur van Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Stap 2
Veel organisaties leggen inkomende/uitgaande berichten vast in logboeken, daarom is het raadzaam om het serienummer van de correspondentie en de datum van opstelling te noteren. Laat ook een lege regel voor dezelfde geadresseerde gegevens.
Stap 3
Geef vervolgens in het midden de titel aan, dat wil zeggen het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld over een stijging van de prijzen voor diensten. Schrijf daarna de naam of functie van de persoon op wie u solliciteert, bijvoorbeeld Geachte heer Ivanov. Onthoud dat afkortingen niet zijn toegestaan.
Stap 4
Schrijf vervolgens het doel van de brief op, bijvoorbeeld: "We informeren u dat we uw prijslijst hebben gelezen en bereid zijn om in de toekomst samen te werken."
Stap 5
Het volgende is het belangrijkste deel van de brief, maar het is niet verplicht. Hier kunt u de voorwaarden aangeven, bijvoorbeeld bij het akkoord gaan met samenwerking en andere informatie.
Stap 6
Vervolgens komt het laatste deel van de bevestigingsbrief, waarvan de inhoud afhangt van de mate van uw kennis met de geadresseerde, dit kunnen zinnen zijn: "Met vriendelijke groet …", "Met vriendelijke groet …" of "Met de beste wensen…".
Stap 7
Bij de bevestigingsbrief kunnen bijlagen worden opgemaakt, bijvoorbeeld grafieken, eventuele berekeningen. Dit wordt gedaan om de brief niet te vol te proppen met onnodige informatie en om het leesbaar te houden. In de tekst hoef je alleen maar naar deze bronnen te verwijzen.
Stap 8
Aan het einde van de brief moet het hoofd de handtekening en het zegel van de organisatie zetten. Verstuur uw zakelijke brief per post of overhandig deze persoonlijk. Sommige mensen gebruiken hiervoor e-mail, wat aanzienlijk tijdwinst oplevert.
