De regels van de zakelijke etiquette vereisen dat u geen onbeantwoorde brieven van collega's en partners achterlaat. Een speciale rol in officiële correspondentie behoort tot de bevestigingsbrief. Dit document legt voorlopige afspraken vast, de feiten van het ontvangen en verzenden van informatie, de wens om deel te nemen aan een bepaald evenement, enz. Er zijn bekende sleutelzinnen voor elk type bevestigingsbrief.
instructies:
Stap 1
Maak een standaard A4-formulier voor het schrijven van een bevestigingsbrief. Zorg ervoor dat u in de linkerbovenhoek informatie over uw organisatie plaatst: volledige naam, wettelijk adres met postcode, contactnummers, primair staatsregistratienummer (OGRN) en andere informatie. Vermeld in de rechterbovenhoek de gegevens van de geadresseerde: naam van de ontvangende organisatie, functie, achternaam en voorletters van de persoon aan wie de bevestigingsbrief wordt verzonden, volledig postadres.
Stap 2
Formuleer de titel van uw e-mail. Dit maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om het te identificeren en maakt het gemakkelijker om het in de archieven van uw organisatie te ordenen. De titel moet kort en informatief zijn, bijvoorbeeld: "Na ontvangst van een leveringsovereenkomst van LLC" NNN "of" Na bevestiging van deelname aan het seminar 02.02.2002”. Typ de kop links onder de gegevens van uw organisatie.
Stap 3
Vertrek 2-3 regels van de kop en typ een bericht aan de geadresseerde. Gebruik het standaardformulier voor het officiële adres van zakenpartners: "Dear Ivan Ivanovich!" of "Geachte heer Ivanov!"
Stap 4
Beschrijf in het hoofdgedeelte van de bevestigingsbrief kort het feit dat uw organisatie documenten, goederen en diensten van de geadresseerde heeft ontvangen. De formulering moet laconiek zijn en mag niet langer zijn dan 1-2 zinnen: "AAA LLC bevestigt de ontvangst van 2 (twee) exemplaren van de leveringsovereenkomst van 12.02.2011 nr. 34".
Stap 5
Als de brief de eerder gemaakte afspraken bevestigt, moet u de essentie ervan kort omschrijven. Zo heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de algemeen directeuren van de ondernemingen, waarin zij hun intentie tot wederzijds voordelige samenwerking kenbaar hebben gemaakt, tot stand gekomen tijdens de onderhandelingen op 29 januari 2010. Gelieve de documenten mee te sturen die nodig zijn om tot een overeenkomst te komen.”
Stap 6
Beëindig de bevestigingsbrief met een zin die dankbaarheid uitdrukt en hoop op langdurige samenwerking. Indien nodig kunt u aan het einde van de brief aanvullende informatie of documenten opvragen: "Wij bevestigen onze deelname aan het seminar over milieuproblematiek op 23 mei 2008. Gelieve de vragenlijst voor de deelnemers naar ons adres te sturen."
Stap 7
Print de brief in tweevoud en onderteken met het hoofd van de organisatie. U stuurt één exemplaar per post naar de geadresseerde, het tweede - bewaar het in uw eigen archief.
