Vaak begint zakelijke communicatie tussen partnerondernemingen met een zakelijke brief van de ene aan het hoofd van de andere. Een dergelijk beroep, zelfs per e-mail verzonden, kan afhangen van de toekomst van de samenwerking. Het is daarom belangrijk om de juiste brief aan de directeur te schrijven zodat hij er aandacht op vestigt en wil antwoorden.
instructies:
Stap 1
Bel het bedrijf waarmee u contact wilt opnemen. Stel jezelf voor aan de secretaris en vraag om verduidelijking van de achternaam, voornaam en patroniem van de manager, evenals de juiste titel van zijn functie. Als u niet over de juiste gegevens beschikt, zoek dan tegelijkertijd de volledige naam van het bedrijf, het adres of de e-mailbox op.
Stap 2
Schrijf een gewone brief conform GOST R 6.30-2003 en gebruik hiervoor het briefhoofd van uw bedrijf en standaardvellen wit papier. De eerste keer is het natuurlijk beter om met een gewone brief contact op te nemen met de directeur van het bedrijf, en niet per e-mail, waarbij de mogelijkheid bestaat dat uw bericht in de map "Spam" terechtkomt en niet bereikt de geadresseerde.
Stap 3
Zorg ervoor dat u de tekst van de brief begint met het adres "Geachte heer (of mevrouw)" en vermeld de volledige naam en patroniem van de directeur. Er zijn geen afkortingen in omloop toegestaan - schrijf de naam van de positie en alle regalia van het hoofd, indien aanwezig, volledig.
Stap 4
Schrijf het onderwerp van uw bericht in de onderwerpregel van uw e-mail of in het daarvoor bestemde veld op uw zakelijke briefpapier. Het moet de essentie van uw bericht weerspiegelen en pakkend en aantrekkelijk genoeg zijn voor de persoon die de brief gaat bekijken. Voor de ontvanger van een grote hoeveelheid correspondentie, en de regisseur is zo'n persoon, vereenvoudigt de titel of het onderwerp van het bericht de verwerking en sortering aanzienlijk. Door de titel van uw brief kunnen ze deze later onthouden en snel terugvinden.
Stap 5
Begin het hoofdgedeelte van de brief met een complimentinleiding. Dit laat zien dat uw keuze voor de geadresseerde helemaal niet toevallig is en dat u duidelijk weet naar wie u schrijft en wat de onderneming doet. Prijs dit bedrijf als een solide en betrouwbare partner, spreek de hoop uit dat u langdurige relaties zult hebben, nuttig en voordelig voor beide bedrijven.
Stap 6
Geef kort de essentie van de brief weer, beroep je aan met specifieke nummers en links. Onthoud dat hoe kleiner het volume, hoe groter de kans is dat de brief tot het einde wordt gelezen. Vermijd onnodige woorden, veel voorkomende zinnen, onnodige bijvoeglijke naamwoorden en parasitaire woorden. Gebruik geen categorische uitdrukkingen of woorden of uitdrukkingen die als directief kunnen worden opgevat.
