Om ervoor te zorgen dat uw commerciële voorstel niet tussen tientallen andere in het mandje belandt, houdt u zich bij het schrijven aan eenvoudige regels en wordt het hoofddoel van deze zakelijke brief, namelijk het sluiten van een contract, bereikt.
instructies:
Stap 1
Analyseer welke behoeften van een potentiële klant uw voorstel zal helpen oplossen. Het heeft geen zin om een schoonheidssalon te informeren over diensten voor het vervoer van te grote vracht. Bestudeer de cliënt van binnenuit, verplaats je in zijn plaats en denk na over wat hem precies zou kunnen interesseren. Als je begrijpt waar de organisatie of persoon dagelijks mee te maken heeft, begin je brief dan met het beantwoorden van vragen over hoe je deze problemen kunt oplossen.
Stap 2
Overweeg alle voordelen die een potentiële klant zal ontvangen als ze profiteren van uw aanbod. Natuurlijk moet u geen drie pagina's met twijfelachtige voordelen in de tekst van de brief opnemen, maar het is toch de moeite waard om in detail te praten over 5-7 voordelen van uw voorstel. Ga uit van de branche waarin de geadresseerde werkt, wat is de marktsituatie en de positie in de branche. Geef illustratieve voorbeelden en berekeningen. Benadruk dat alleen u dergelijke voorwaarden aanbiedt en dat concurrenten niet met u kunnen concurreren.
Stap 3
Schrijf een gepersonaliseerde aanbieding. Zoek hiervoor de naam van de persoon die de beslissing neemt om het contract te sluiten, zijn functie en vermeld dit in de kop van de brief. Het gebruik van oproepen op naam en patroniem wordt ook aangemoedigd. Dit vergroot de kans dat de brief niet in de spam terechtkomt, zoals alle berichten die beginnen met de woorden "Geachte heren". De klant zal begrijpen dat hij niet een van de honderden ontvangers van de mailinglijst is, maar het aanbod wordt speciaal voor hem gedaan. In het tijdperk van computers is de personalisatie van commerciële berichten vereenvoudigd - het is voldoende om de gegevens van een specifieke geadresseerde in het voorstelsjabloon te hameren voordat ze worden afgedrukt.
Stap 4
Leg aan de potentiële opdrachtgever afzonderlijk uit wat er van hem wordt verlangd om een contract af te sluiten en op welke termijn, zodat de brief geen onduidelijkheden laat over de complexe procedure voor het overeenkomen van voorwaarden. Het is goed om zinnen te gebruiken als "om een contract te sluiten, moet u een aanvraag indienen". Maak de klant duidelijk dat alle andere formaliteiten worden afgehandeld door de medewerkers van uw bedrijf. Zorg ervoor dat u alle mogelijke communicatiemethoden aangeeft, inclusief e-mail, telefoon, icq, links naar sociale netwerken. Een klant die besluit contact op te nemen met uw diensten, moet niet verwoed op internet zoeken naar manieren om u te vinden.
