Commercieel aanbod, beschrijving van diensten en mogelijkheden voor samenwerking blijft een populair reclamemiddel bij de communicatie met potentiële partners. Samenwerking met één bedrijf betekent weigering voor alle anderen - en het is belangrijk om een brief correct te schrijven om veelbelovende contacten niet te verliezen
Waarom wordt het aanbod afgewezen?
Een commercieel aanbod is in de regel de eerste onderhandelingsfase: de opdrachtgever heeft nog niet besloten met wie hij gaat samenwerken, leveranciers of aannemers wachten op zijn beslissing en proberen de aandacht op zich te vestigen. Commerciële aanbiedingen worden in tientallen verzonden - dit is een kans om uzelf in het beste licht te laten zien, al uw capaciteiten te beschrijven en een goede indruk te maken op een potentiële partner. Zodra de beslissing is genomen, worden alle ontvangen voorstellen naar de map met potentiële contacten gestuurd voor het geval u van contractant moet veranderen - en in deze situatie is het belangrijk om correct een weigering op te stellen, met behoud van de mogelijkheid van herhaalde contact.
Ethiek van weigering
In een brief met een weigering is het belangrijk om respect te tonen voor de gesprekspartner - zijn voorstel was waardig, hij besteedde tijd aan het bespreken van de details, hoewel niet bekroond met het sluiten van een overeenkomst, en verwacht een beslissing van u, zelfs een negatieve.
De weigering gebeurt op briefpapier van het bedrijf in elektronische of papieren vorm, afhankelijk van de situatie. Zakelijke communicatienormen vereisen dat de aangewezen onderwerpregel neutraal is, zonder negatief - de zinnen "Antwoord op uw voorstel", "Over samenwerking", "Over werk" zijn geschikt. Kies het onderwerp dat de geadresseerde in zijn brief heeft gebruikt. Het is onwenselijk om voor e-mails automatische antwoordonderwerpen te gebruiken, bijvoorbeeld "RE: Commercieel aanbod", zodat er geen gevoel van onoplettendheid bij de geadresseerde ontstaat.
Er is niets nieuws in het aanspreken van de gesprekspartner voor dit soort brieven - het is raadzaam om de naam en het patroniem te gebruiken, als u ze kent, met de toevoeging van het woord "Geachte". Aan het einde van het beroep wordt een uitroepteken of een komma geplaatst, afhankelijk van de lettervormende normen van uw bedrijf. Een ander belangrijk element van een schriftelijke weigering is een link naar een aanbod dat tot u is gekomen en dat u in feite weigert. Het is beter om de link aan het begin van de brief in te voegen, onmiddellijk na het verzoek - "In antwoord op uw verzoek van 08/06/12 …", "Naar het commerciële aanbod van 9 mei …".
Het is noodzakelijk om spijt te betuigen voor de weigering. Als er documenten of informatiemateriaal bij de brief met een commercieel aanbod waren gevoegd, geef dan aan dat u deze hebt ontvangen en ermee vertrouwd bent geraakt - bijvoorbeeld: "Bedankt voor een gedetailleerde presentatie, onze specialisten hebben de verstrekte informatie gelezen, maar helaas hebben we worden gedwongen uw diensten te weigeren". Vergeet niet de reden van weigering aan te geven als u daartoe bevoegd bent - bijvoorbeeld als de aanbieding niet voldoet aan de voorwaarden van de aanbesteding. De keuze voor een voordeliger aanbod als reden voor weigering wordt traditioneel niet uitgesproken.
