Heel vaak is het bij het uitvoeren van transacties of het uitgeven van certificaten, certificaten, enz. vereist om kopieën van alle documenten te verstrekken, aangezien de originelen door de eigenaar in één exemplaar worden bewaard. Maar om ervoor te zorgen dat de kopieën enige rechtskracht hebben, moeten ze worden gecertificeerd in overeenstemming met de vastgestelde regels en voorschriften.
Wanneer moet u documenten certificeren?
Kopieën van documenten moeten in elk geval worden gewaarmerkt, anders worden ze als stukjes papier beschouwd, zelfs als hun inhoud exact overeenkomt met het origineel. Maar door wie de kopie wordt gewaarmerkt, hangt grotendeels af van de organisatie waarbij u deze moet indienen. In sommige gevallen is het voldoende als het document is gecertificeerd door het zegel van uw organisatie, in sommige gevallen moet u voor deze procedure een notaris betalen.
Er kunnen kopieën van documenten nodig zijn die u moet overleggen aan de belastingdienst en extrabudgettaire fondsen, bij het registreren van burgerlijke transacties, maar ook voor presentatie aan rechtbanken, enz. Met name clausule 8 van artikel 75 van het administratief-juridisch wetboek van de Russische Federatie stelt dus een regel vast volgens welke de originele documenten of hun kopieën, naar behoren gewaarmerkt, aan de rechtbanken moeten worden voorgelegd. Anders, als de kopieën niet correct zijn gewaarmerkt, kan het vonnis worden aangevochten en zelfs geannuleerd.
Hoe een kopie van een document te certificeren bij een notaris?
Bij een notaris kunt u een kopie van elk document waarmerken, maar aangezien u hiervoor moet betalen, dient u alleen die documenten te waarmerken waarvoor notariële bekrachtiging is voorgeschreven door de regelgeving. Dus alleen notariële kopieën worden geaccepteerd in het geval van belastingregistratie en registratie van het bedrijf in het staatsregister of in het geval van papierwerk voor het verkrijgen van lidmaatschap van een SRO en toelating tot de uitvoering van een bepaald type activiteit. Burgers hebben notariële bekrachtiging nodig in het geval van een erfenis, onroerendgoedtransacties, enz.
Bij ontstentenis van een notaris kan de waarmerkende handtekening van het hoofd van de administratie van de gemeentelijke formatie of een speciaal gemachtigde ambtenaar gelijkgesteld worden met zijn handtekening.
Zelf een kopie van een document certificeren
Als het normatieve document niet direct aangeeft dat u notariële kopieën moet overleggen, kunt u de echtheid ervan zelf certificeren. Volgens het decreet van het presidium van de Opperste Sovjet van de USSR van 04.08.83 nr. 9779-X "Over de procedure voor het uitgeven en certificeren van kopieën van documenten met betrekking tot de rechten van burgers" door bedrijven, instellingen en organisaties, kan een kopie worden gecertificeerd door het hoofd van de onderneming of een ambtenaar die dit heeft, is de autoriteit. Deze bevoegdheden worden verstrekt door de desbetreffende orde van de organisatie.
Als de kopie op meerdere bladen staat, kunt u ze elk afzonderlijk certificeren of de bladen naaien en nummeren en in het certificerende opschrift aangeven: "De kopie op 3 bladen is correct."
Daarom hebben zowel de documenten van de organisatie zelf als haar medewerkers het recht om te worden gewaarmerkt door het hoofd of de ambtenaar die daartoe bevoegd is. De rechtskracht van een dergelijke kopie, in overeenstemming met GOST R 51141-98, wordt gegeven door de nodige details: een merkteken over waar het originele document zich bevindt, de datum van afgifte en het opschrift "Kopie is correct", bevestigd door de achternaam, voorletters en de handtekening van de officiële certificeerder. De authenticiteit van de handtekening van de getuige wordt bevestigd door het zegel van de organisatie.
