Bij contact met sommige autoriteiten en instellingen moet een persoon zijn dienstverband bevestigen, met name een kopie van een werkboek, dat dienovereenkomstig moet worden gewaarmerkt. Het is noodzakelijk bij het aanvragen van een lening, het ontvangen van subsidies voor energierekeningen, het indienen van documenten bij de voogdijraad voor de adoptie van een kind. Om er zeker van te zijn dat het document wordt geaccepteerd, is het noodzakelijk om een kopie van het werkregistratieboek wettelijk correct te certificeren.
De persoon die het recht heeft om een kopie van het werkboek te certificeren
Volgens de vastgestelde regelgeving wordt een kopie van het arbeidsdocument gewaarmerkt door de persoon die verantwoordelijk is voor de personeelsdocumenten. In grote bedrijven is dit de HR-afdeling of HR-dienst. In kleine bedrijven die geen personeel in dienst hebben, worden hun functies uitgevoerd door een accountant. De directeur van het bedrijf kan ook een kopie van het werkboek certificeren.
Een kopie van een werkboek op de juiste manier certificeren?
Het duurt maximaal 3 dagen om een exemplaar van het werkboek uit te geven en aan de werknemer te overhandigen. Als u volledige informatie nodig heeft over de duur van het dienstverband en de werkplekken van de werknemer, is het raadzaam om als volgt een kopie van het werkboek te certificeren:
- kopieën maken van alle werkbladen waarop aantekeningen staan, beginnend met de titelpagina met persoonsgegevens en eindigend met een blad met informatie over de laatste werkplek;
- op alle bladen, behalve de laatste, schrijft de personeelsmedewerker of manager "de kopie is correct", zet de huidige datum en zegel, geeft de positie en tekens aan, het zegel en de tekst moeten gedeeltelijk op de directe kopie van het document, en gedeeltelijk op het blanco deel van het blad;
- een kopie van de laatste pagina van het werkboek wordt op dezelfde manier opgemaakt, alleen de zin "Momenteel bezig" wordt toegevoegd.
Als het nodig is om selectieve informatie over een bepaalde werkplek te verstrekken, geeft de werkgever een uittreksel uit het dienstverband af, dat tevens een juridisch document is. Hiervoor wordt een kopie gemaakt van de titelpagina en pagina's met de nodige vermeldingen, die op dezelfde manier zijn gecertificeerd als het werkboek.
Welke gegevens over anciënniteit of werkplek ook niet nodig zijn, ze moeten worden gecertificeerd door de werkgever of zijn vertegenwoordiger, die de werknemer momenteel in dienst heeft en een werkboek heeft.
Om een kopie van het arbeidsdocument te certificeren, en dit document was wettelijk bindend, is het noodzakelijk om elke spread van het boek op een vel in A4-formaat te plaatsen.
Kopie werkboek: geldigheidsduur
Een exemplaar van het werkboek is één maand geldig na uitgifte, op voorwaarde dat er geen nieuwe vermeldingen in het document zijn gemaakt. Als de werknemer stopt of van beroep verandert, wordt de kopie van de arbeidsvergunning ongeldig.
Een kopie van uw arbeidsverleden kunt u bij een notaris laten waarmerken. Dan heeft het een geldigheidsperiode zonder beperkingen, maar voordat nieuwe gegevens in het document worden ingevoerd.
