Elke kantoormedewerker wordt vroeg of laat geconfronteerd met de noodzaak om een officiële brief te schrijven. Zakelijke etiquette benadrukt dat het einde van een brief net zo belangrijk is als het beginpunt van je boodschap.
Het is nodig
exact adres van de ontvanger, envelop, kopieën van documenten die bij de brief zijn gevoegd
instructies:
Stap 1
Lees nog eens wat je hebt geschreven voordat je aan het laatste deel van de brief begint. Controleer de tekst op grammaticale en spelfouten, vlekken en onjuistheden. Als de inhoud van de brief je volledig bevredigt, herhaal dan in de laatste alinea de hoofdstelling van je brief nog een keer in een beknopte en begrijpelijke vorm. Zo vat je je bericht samen, waardoor het voor de geadresseerde makkelijker wordt om een reactie voor te bereiden en te schrijven.
Stap 2
Als het nodig is om kopieën van documenten bij de officiële brief te voegen, ga dan na de alinea een paar regels achteruit en geef in de kolom "bijlage" een lijst met documenten aan. De lijst moet genummerd zijn. Voeg fotokopieën van documenten toe aan de brief in de volgorde waarin ze in de lijst zijn aangegeven.
Stap 3
Sluit de formele brief af met een beleefde en correcte manier van spreken, bijvoorbeeld: "Ik hoop op een vruchtbare samenwerking." Ook is het in het bedrijfsleven gebruikelijk om brieven te beëindigen met behulp van zinnen als "met respect", "met vriendelijke groet", "met respect". Zorg er vervolgens voor dat u uw initialen en datum vermeldt. Vergeet na het printen van de tekst niet naast je achternaam te tekenen.
Stap 4
Begin met het invullen van de envelop. Het adres van de ontvanger staat in de rechter benedenhoek, het adres van de afzender staat in de linkerbovenhoek. Zorg ervoor dat u de juiste postcode invult, dan is de brief sneller bij de geadresseerde.
Stap 5
Officiële brieven kunt u beter per post versturen in de vorm van aangetekende brieven met ontvangstbewijs. In dat geval beschikt u over een bewijs van ontvangst van de brief door de geadresseerde.
