Er is zo'n concept van "zakelijke gebruiken". Onder deze ruime definitie - alle tradities die zijn aangenomen in de omgeving van officiële zakelijke relaties. Officiële correspondentie blijft een van de belangrijkste mechanismen van zakelijke interactie. Ambtenaren, zakenlieden en publieke organisaties communiceren via berichten die zijn opgesteld volgens algemene regels.
Reden om te schrijven
Hoe saai en onbeduidend de voorbereidende fase van het opstellen van een officieel beroepschrift ook mag lijken, het kan niet worden verwaarloosd. De reden voor het opstellen van het document moet duidelijk worden geformuleerd.
Voordat u een officiële brief opstelt, is het belangrijk om de geadresseerde nauwkeurig te bepalen. Na het bepalen van het onderwerp van het bericht moet worden nagegaan of deze kwestie binnen de bevoegdheid van de geadresseerde valt. Bij twijfel is het beter om de competentiekwestie te onderzoeken in de reglementen en andere normatieve documenten van de organisatie.
Aanvraag type
Nadat het onderwerp en de geadresseerde zijn bepaald, moet u nadenken over het soort beroep.
Indien nodig moet een officiële brief worden geschreven:
- Informeer de geadresseerde. Meestal worden nieuwsbrieven verzonden van ontvangers op een lager niveau naar ontvangers op een hoger niveau;
- Neem contact op met de geadresseerde met een test, wat verdere acties van zijn kant impliceert. Dus wenden ze zich ofwel tot een superieur persoon of tot een gelijke in positie;
- Geef een opdracht. Dit type adres is alleen geschikt om een ondergeschikte aan te spreken.
Personen die contact opnemen met autoriteiten, ondernemingen of andere structuren gebruiken meestal de vorm van verzoek-verzoek.
Vorm van officieel beroep
De barre omstandigheden van interactie tussen officieel en zakelijk maken de vorm van beroepen niet lager dan de inhoud. Om ervoor te zorgen dat de brief de geadresseerde bereikt en niet verdwaalt in de labyrinten van het kantoor, moet deze volgens alle regels worden opgesteld.
Organisaties maken brieven op officieel briefpapier, kennen een uitgaand nummer toe en geven de datum aan. Om snel duidelijkheid te krijgen over de kwesties van beroep, is het belangrijk om de volledige naam en contactgegevens van de contractant te vermelden. Ze verschijnen op het laatste vel van de brief in de voettekst.
Particulieren maken aanvragen op blanco A4-tjes in getypte vorm en, in zeldzame gevallen, in handgeschreven vorm.
Voor organisaties wordt alleen de functie en naam van de geadresseerde vermeld in de kop van het beroepschrift, d.w.z. informatie over de auteur van het beroep en contactgegevens worden vermeld op het officiële formulier. Individuen zullen de header moeten aanvullen met hun eigen gegevens, waaronder een telefoonnummer voor contact en een adres waarnaar een reactie moet worden gestuurd.
Aan de linkerkant zijn de details van de brief aangegeven en onder de tekst van het onderwerp van het beroep: "Over belonen", "Over het verstrekken van informatie", "Over een persoonlijke ontmoeting", enz.
De stijl van het officiële beroep
De officiële zakelijke stijl wordt gebruikt om officiële brieven op te stellen. De belangrijkste principes van deze stijl zijn consistentie, eenduidigheid en helderheid van presentatie. In zakelijke correspondentie zijn informele formuleringen, het gebruik van volkstaal, om nog maar te zwijgen van scheldwoorden en scheldwoorden, onaanvaardbaar. Zelfs de meest verontrustende gebeurtenissen in officiële correspondentie moeten op een neutrale toon worden gepresenteerd zonder enige emotionele kleur.
Het is een goede gewoonte om een duidelijke en logische opbouw van zinnen en alinea's te volgen. Dit vereenvoudigt de perceptie van informatie door de lezer aanzienlijk.
De structuur van het officiële beroep
Een officiële brief begint met een bezwaarschrift: ". Daarna volgt een preambule, waarin de vraag moet worden beantwoord: "Waarom wordt het beroepschrift namens wie en met welke reden gesteld?" Het kan er zo uitzien:
«».
«».
Na het algemene naar het bijzondere wordt een verklarend deel geïntroduceerd, dat de bijzonderheden weergeeft. Als een klacht is geschreven - de chronologische essentie van het conflict. In de uitnodigingsbrieven bevat het verklarende deel informatie over de plaats, datum en tijd van het evenement, de organisatoren en de vorm van deelname van de geadresseerde.
Elk officieel beroep eindigt met een directe vermelding van het verzoek. Bijvoorbeeld: ", ", ", enz.
