De overgang naar het nieuwe documentformaat zal al in 2021 plaatsvinden. Hiermee krijgt u directe en snelle toegang tot informatie over arbeidsactiviteiten, niet alleen voor de werknemer, maar ook voor de potentiële werkgever en de relevante autoriteiten.
Redenen voor de overgang
In de meeste Europese landen bestaan de papieren formaten voor het bijhouden van de beroepsbevolking al lang niet meer. Ze werden vervangen door elektronische databanken en aanbevelingsbrieven van het Pensioenfonds en werkgevers.
Het werkboek is het hoofddocument van een officieel in dienst zijnde burger. Het bevat informatie die van belang is voor werkgevers en het Pensioenfonds over werkplekken, functieverantwoordelijkheden, de aanwezigheid van berispingen of prikkels, de redenen om naar een andere organisatie te verhuizen. Op basis hiervan wordt ook de totale diensttijd berekend, wat direct van invloed is op de vorming van het toekomstige pensioen.
Er kunnen problemen ontstaan met de papieren vorm van het werkboek: verslechtering, beschadiging of verlies door toedoen van de werkgever of de werknemer zelf, het niet tijdig kunnen verstrekken van de beschikbare informatie aan de personeelsdienst of aan gespecialiseerde instanties en instanties; er zijn ook vaker gevallen van fraude met het invoeren van onjuiste of gewijzigde gegevens. Dat kan tijdrovende en psychologische procedures met zich meebrengen: documenten ophalen, reizen, wachtrijen.
Burgers zullen om de volgende redenen bijzonder kwetsbaar zijn in het geval van verlies van werkgegevens:
- Zwangerschapsverlof;
- Arbeidsonderbreking, inclusief arbeidsongeschiktheid;
- Verhuizen van de ene nederzetting (stad, regio, enz.) naar de andere;
- Liquidatie van de vorige werkplek.
Het elektronische werkboek is ontworpen om alle bovenstaande problemen te elimineren, aangezien het een geregistreerd bestand zal zijn dat zich in de volledig Russische boekhouddatabase bevindt. De toegang tot deze database staat ter beschikking van overheidsinstanties en -instanties. Het zal bijvoorbeeld worden geïntegreerd met het Pensioenfonds, het Departement Sociale Bescherming van de Bevolking, de dienst voor arbeidsvoorziening, de personeelsdienst van de organisatie waar de burger momenteel werkt.
Het concept en de voordelen van een elektronisch werkboek
Er zullen geen verschillen zijn tussen een papieren werkboek en een elektronisch werkboek, ze zijn volledig identiek wat betreft informatie over de werknemer. Hun lijst blijft als volgt:
- werkplaats;
- algemene werkperiode op elke werkplek;
- functie van de werknemer (beroep, specialiteit);
- kwalificatie (niveau, graad, klasse, categorie);
- data van registratie van het begin en einde van arbeidsrelaties;
- maatregelen van aanmoediging of straf;
- positieverplaatsingen, inclusief overplaatsingen en ontslagen;
- parttime baan (op verzoek van de werknemer).
Het elektronische werkboek wordt opgeslagen in het persoonlijke account van de werknemer op de website van het Pensioenfonds, evenals op het portaal van de Rijksdiensten. De benodigde gegevens worden verstrekt in de vorm van een uittreksel. Het kan worden afgegeven door het Pensioenfonds, het Multifunctioneel Centrum voor Overheidsdiensten (MFC) of de huidige werkgever. Er wordt een uittreksel verstrekt zonder vermelding van de woonplaats of tewerkstelling van de werknemer.
Bij het aanvragen van een nieuwe werkplek kan een burger verschillende handelingen verrichten: een uittreksel van bovengenoemde instanties ontvangen, zelfstandig gegevens per e-mail versturen of opslaan en verstrekken op een digitale drager. Voor de laatste twee methoden moet u een elektronische handtekening aan de gegevens toevoegen.
De voordelen van elektronische werkboeken zijn onder meer:
- Minimalisering van foutieve, onnauwkeurige of bewust onnauwkeurige informatie;
- Snelle toegang tot informatie en indien nodig tijdig verstrekken;
- Het verminderen van de kosten van de werknemer en de werkgever voor de aanschaf, het onderhoud en de opslag van papieren media over werkzaamheden;
- De mogelijkheid tot tewerkstelling op afstand;
- Registratie op afstand van openbare diensten, uitkeringen, pensioenen, enz.
- Beveiliging en veiligheid van gegevens op staatsniveau.
De voordelen van het nieuwe boekhoudsysteem zijn onmiskenbaar, maar deze innovatie heeft ook nadelen. Dit geldt in de eerste plaats voor de kosten van de overheid voor de ontwikkeling, implementatie, ondersteuning en bescherming van de database. Ook zal het in eerste instantie nodig zijn om een enorme hoeveelheid gegevens over de arbeidsactiviteit van burgers van papieren media naar het systeem over te dragen, wat kan leiden tot zowel triviale fouten van operators als storingen in het systeem. Een ander obstakel is het gebrek aan internettoegang in de regio's, hetzelfde geldt voor afgelegen dorpen en dorpen.
Overgangsproces
Het is de bedoeling om begin 2021 over te stappen op dit systeem. Het zal vrijwillig zijn voor degenen die tegen die tijd al ervaring hebben. Werkgevers die vanaf januari 2021 voor het eerst een baan gaan krijgen, gaan werkgevers alleen nog een elektronische versie starten.
Voor medewerkers die een papieren werkboek willen blijven bijhouden, is het noodzakelijk om uiterlijk eind 2020 een aanvraag in welke vorm dan ook in te dienen bij de HR-afdeling. Dan houdt de werkgever de administratie zowel elektronisch als op papier bij.
Als de aanvraag niet wordt ingediend, worden papieren werkboeken aan dergelijke werknemers overhandigd en worden verdere wijzigingen alleen in digitaal formaat doorgevoerd.
