Wat voor soort activiteit de organisatie ook uitvoert, in de loop van haar leven creëert het aanzienlijke hoeveelheden documentatie die moet worden bewaard. Hoe groter het bedrijf en hoe breder de reikwijdte van zijn activiteiten, hoe groter het volume aan verzamelde documenten. Natuurlijk rijst vroeg of laat de kwestie van het sorteren en vernietigen van irrelevante documentatie. Het blijft om te bepalen wat kan worden vernietigd en wat nog moet worden bewaard.
instructies:
Stap 1
Om de documentatie te systematiseren, moet voor elk document dat voor opslag wordt ontvangen, de opslagperiode worden bepaald, waarna het document zonder risico voor de organisatie kan worden vernietigd.
Gebruik de goedgekeurde lijst van documenten waarvoor de bewaartermijn is vastgesteld door Rosarchiv. Het belangrijkste document dat moet worden gevolgd bij het systematiseren van dit soort documentatie is de "Lijst van typische managementdocumenten gegenereerd in de activiteiten van organisaties, met vermelding van de bewaartijd" (goedgekeurd door Rosarchiv op 06.10.2000)
Stap 2
Bestudeer ook de departementale checklists die u moet gebruiken als uw organisatie onder departementale kwalificaties valt (er zijn bijvoorbeeld checklists voor militaire afdelingen, bankafdelingen, enz.). Voor de meest voorkomende typen organisaties zijn ook lijsten met documentatie opgesteld (bijvoorbeeld voor naamloze vennootschappen).
Stap 3
Een aantal documenten is onderhevig aan opslag in overeenstemming met hun specifieke kenmerken, bijvoorbeeld belastingdocumentatie moet worden bewaard voor een periode van minimaal 4 jaar en financiële overzichten - minimaal 5 jaar.
Stap 4
Het gebruik van lijsten is de handigste manier om documenten te ordenen, aangezien er een duidelijke bewaartermijn is voor elk type documentatie. Niet alle documenten kunnen echter in lijsten worden ingedeeld. Voor sommige documenten dient de bewaartermijn door de organisatie zelf te worden vastgesteld.
Hiertoe stelt de organisatie in opdracht van een deskundige een commissie van deskundigen in die op regelmatige basis de waarde van documenten onderzoekt, de bewaartermijnen bepaalt en documenten vernietigt waarvan de bewaartermijn is verstreken of niet vereist is. Het is belangrijk dat de commissie mensen omvat die de relevantie van het document en de waarschijnlijke risico's van verlies kunnen berekenen.
