U heeft dringend een document nodig, maar u weet niet meer waar u het hebt neergelegd? Breng orde in uw kantoorleven, rangschik alles in genummerde mappen - dit maakt uw werk gemakkelijker.
We zetten orde op zaken in de kranten
Als er weinig documenten zijn en ze betrekking hebben op één toepassingsgebied, moeten ze allemaal op één plek worden geplaatst, bij voorkeur in een map. Maar in de regel is één map niet genoeg, er zouden er meerdere moeten zijn. Bijvoorbeeld een map met de samenstellende documenten van een bedrijf, voor brieven, voor contracten met leveranciers, etc.
Met de uitbreiding van de onderneming neemt het aantal mappen toe. Je hebt er misschien niet één, maar meerdere planken voor nodig. En dan verschijnen er medewerkers die hun eigen documentenstroom en hun mappen zullen hebben. Dat wil zeggen, de eerste regel van orde is de distributie van documenten in thematische mappen, die op een plank zouden moeten staan.
Nu produceert de industrie horizontale en verticale trays. Ze zijn zeer praktisch, nemen weinig ruimte in beslag, passen goed op tafel en maken het mogelijk om alle basis- en veelgebruikte documenten bij de hand te hebben, zonder dat daarvoor nieuwe meubels hoeven te worden aangeschaft.
register
Als er veel documenten zijn, kunt u voor hen of meerdere een speciaal register (registratiedagboek) maken. Bijvoorbeeld logboeken van inkomende en uitgaande documentatie. Ze bevatten de datum van registratie en het inkomende (uitgaande) documentnummer, de korte inhoud en/of naam ervan en waar het document naartoe wordt gestuurd (naar welke afdeling, aan welke functionaris het is overhandigd, in welke map het is geplaatst, enz.).
Als er voor een deel van of alle mappen veel documenten en veel vergelijkbare mappen zijn (in de betekenis), heeft u mogelijk een register van documenten in elke map nodig, dat wil zeggen een lijst ervan, die genest of op een of andere manier is bijgevoegd in de map midden van de map. Elk document kan een nummer krijgen (als het er nog niet was) of een eigen nummer geven. Dan hoeft u niet alle documenten door te bladeren, maar kijkt u gewoon naar hun lijst en neemt u het benodigde nummer.
Leg documenten in de juiste mappen, bakjes en planken, start ze op tijd en je vindt alles snel en gemakkelijk terug.
De werkplek netjes houden
De werkplek moet op orde worden gehouden. Probeer uw tafel dagelijks of ten minste eens in de paar dagen schoon te maken. Je kunt de benodigde documenten op tafel laten liggen, de rest in mappen, op trays en planken leggen, en als je ze van iemand hebt gekregen, geef ze dan terug. Alleen als je het geeft, is het beter om goed te onthouden wie of zelfs op te schrijven.
En tenslotte. Een persoon wiens documenten altijd op hun plaats zijn, gemakkelijk te vinden en op tijd binnen te brengen, altijd met een goede reputatie bij de autoriteiten. We wensen je dit met heel ons hart.
