De kunst om een leider te zijn, gaat niet over het schrijven van orders, maar over het vakkundig motiveren van het personeel van de organisatie, het vormen van een team van gelijkgestemde mensen, het snel oplossen van problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd en het reageren op veranderingen in de markt. Al deze taken kunnen worden opgelost als de vergaderingen correct worden georganiseerd.
instructies:
Stap 1
Breng het personeel op de hoogte van het tijdstip en de locatie van de vergadering als deze niet op een regelmatige basis is. Verstuur je e-mailnieuwsbrief een paar dagen van tevoren zodat het voor het team niet als een verrassing komt. In de brief informeert u werknemers over het onderwerp om geen geruchten en speculaties te veroorzaken die tot absurditeit kunnen uitgroeien.
Stap 2
Vraag het personeel om het materiaal voor te bereiden dat u gaat bespreken en waarvoor collectieve beslissingen nodig zijn. Ontwikkel en stuur uw medewerkers van tevoren een gestructureerd rapportformulier, dit zal toelaten om niet te verspreiden in de discussie, maar om over te gaan tot cijfers en berekeningen. Bovendien kunt u met de standaardrapportage de resultaten van verschillende afdelingen met elkaar vergelijken en is dit een extra bron van motivatie.
Stap 3
Zorg ervoor dat de genodigden aanwezig zijn en vat het punt samen. Als een van de werknemers te laat is, begin dan zonder hem, laat degenen die hun en uw tijd waarderen niet wachten op één laatkomer.
Stap 4
Laat iedereen meepraten over het onderwerp van de vergadering. Als de personeelsvergadering over rapportage of prestatie gaat, geef dan een vertegenwoordiger van elke afdeling het woord, maar laat de vergadering geen saaie storytelling worden. Onderbreek de spreker zorgvuldig en tactvol en gebruik vragen om hem in de goede richting te leiden. Sta ook niet toe dat er conflicten ontstaan wanneer vergaderingen een manier worden om problemen tussen verschillende afdelingen op te lossen, bijvoorbeeld de boekhouding en de verkoopafdeling, los persoonlijke problemen op met elke medewerker afzonderlijk. Als iedereen zijn mening heeft gegeven over een bepaald onderwerp, sluit u het onderwerp en gaat u verder met het volgende punt op de agenda van de vergadering.
Stap 5
Gebruik de wortel en stok regel. Prijs de afdelingsvertegenwoordigers wiens prestaties uw verwachtingen overtroffen, berisp voorzichtig degenen die niet voldoen aan de doelstellingen die in het plan zijn vastgelegd. Dergelijke bijeenkomsten zullen een goede stimulans zijn om beter te werken en problemen op te lossen. Als er in het werk van een afdeling sprake is van een systematisch 'understatement', nodig dan het team uit om dit probleem te bespreken en samen anticrisisbeslissingen te nemen. Sta jezelf niet toe om in het openbaar hard te spreken tegen individuele werknemers, verneder het personeel niet.
Stap 6
Vat de resultaten van de vergadering samen, geef nogmaals aan welke beslissingen zijn genomen, welke plannen zijn gemaakt. Elk van de aanwezigen moet begrijpen welke acties en resultaten van hem worden verwacht, en in welk tijdsbestek hij dit moet voltooien. Controleer tijdens de volgende vergadering het proces van het uitvoeren van bestellingen en het oplossen van de toegewezen taken.
