Bij het ontvangen van berichten van een zakenpartner proberen velen zo snel mogelijk op het ontvangen verzoek te reageren, om de partner niet te laten wachten. En dit klopt - in dit geval is tijd vaak van belang, wat moeilijk te overschatten is. Maar zonder al te veel na te denken over de vorm van het antwoord, denken maar weinig mensen dat het daarmee de reputatie van het bedrijf kan schaden.
instructies:
Stap 1
Bestudeer eerst goed de vragen die in de brief van de tegenpartij staan. Bereid voor elk item een kort antwoord voor, als er meerdere zijn. Ga nu verder met het ontwerp van de brief-antwoord op het verzoek. Neem hiervoor het bedrijfsbriefpapier, met daarop het logo en de bedrijfsgegevens. Als dit niet bestaat, typt u handmatig de kop van de brief en geeft u de benodigde informatie aan. Het plaatsen van gegevens in een brief is zeer waardevol voor uw zakenpartner. Door ze in elk bericht aan te bieden, bespaart u hem de noodzaak om ze elke keer in een stapel papieren of computerbestanden te zoeken, evenals van de noodzaak om een apart verzoek om details te doen als hij een nieuw contract wil opstellen of een factuur betalen.
Stap 2
Schrijf in de rechterbovenhoek de gegevens van de geadresseerde van de brief. Vermeld hier de naam van de organisatie, de functie van de opsteller van het verzoek en zijn volledige naam. Selecteer daarentegen in de linkerhoek de regels voor het uitgaande nummer, dat bij registratie aan het document wordt toegekend, en de datum. In dit geval wordt de naam van het document niet geschreven. Begin direct met het aanspreken op naam en patroniem, na het woord "Geachte". In het inhoudelijke deel van de brief zullen de eerste woorden zijn: "Naar aanleiding van uw brief informeren wij u" (verzoek, eis, etc.). Schrijf vervolgens alle voorbereide antwoorden punt voor punt op, waarbij u zich houdt aan de volgnummering die in de originele brief stond.
Stap 3
Druk in het laatste deel uw verzoek, wens of vereisten uit, denk eraan een respectvolle toon, zakelijke schrijfstijl aan te houden en geletterd te zijn. Sluit de brief af met de woorden "Met vriendelijke groet" en vermeld uw naam en functie. Schrijf hier daarnaast uw telefoonnummer voor communicatie en e-mail, als u een antwoordbrief wilt ontvangen of opmerkingen over wat er in de brief staat.
