Bij het voeren van zakelijke correspondentie met buitenlanders is het van groot belang om de relevante documenten correct op te stellen. Het is noodzakelijk om niet alleen rekening te houden met alle regels van een vreemde taal, maar ook met de geaccepteerde registratienormen. Veel mislukkingen in de onderhandelingen zijn juist te wijten aan de onwil om bepaalde regels te volgen.
instructies:
Stap 1
Voor het opstellen van een zakelijke brief dient u alleen A4-papier te gebruiken. Zorg ervoor dat u ruime marges op het document laat, zodat het document in een map kan worden opgeborgen voor het geval er iets is (de linker- en rechtermarge moeten elk 2,5 cm zijn en de bovenste marge moet minimaal 4 cm zijn).
Stap 2
Schrijf bovenaan de pagina het retouradres in omgekeerde volgorde. Voer eerst uw voor- en achternaam in, vervolgens - kantoor- of appartementnummer, huisnummer, straatnaam, plaats, stadscode, regio, land.
Stap 3
Ruimte twee keer en vermeld de datum van de brief. De maand kan worden opgegeven in woorden of in cijfers (bijvoorbeeld 12 november 2011). Bij het verzenden van een brief naar de VS moet eerst de maand worden geschreven, terwijl in het VK het nummer eerst wordt aangegeven.
Stap 4
Voer aan de rechterkant het adres van de ontvanger in in dezelfde volgorde als het adres. Als u naar een eerder verzonden brief moet verwijzen, doe dit dan onmiddellijk voordat u contact opneemt via de link aan de linkerkant van het document ("Onze ref. # Briefnummer" of "Uw ref. #").
Stap 5
Dubbel-spatie opnieuw en schrijf het beroep. Als u de geadresseerde kent, begint de brief met "Geachte heer …". Als je het over een vrouw hebt, geef dan 'mevrouw' aan. (of 'mevrouw' als ze niet getrouwd is of als haar sociale status onbekend is). Als de geadresseerde niet bekend is, is het beter om "Geachte heer of mevrouw" aan te geven. Zorg ervoor dat u een dubbele punt achter uw verzoek plaatst.
Stap 6
De tekst van de brief is compact geschreven, met enkele spaties. Je moet in ieder geval beleefd schrijven. Sla twee regels tussen alinea's over, gebruik niet de "rode lijn", want Amerikanen en Europeanen hebben zo'n concept niet.
Stap 7
Beëindig de tekst op een positieve noot in gewone taal (bijvoorbeeld "We kijken ernaar uit van u te horen"). Geef a.u.b. aan hoe u bereikbaar bent.
Stap 8
Schrijf uw slotzin (bijvoorbeeld "Uw oprechte"), spatiëring en onderteken. De handtekening moet worden gedecodeerd.
