Als u een zakelijke bijeenkomst moet organiseren en leiden, onthoud dan: het succes van het evenement hangt grotendeels af van een kwaliteitsvolle voorbereiding. Laat geen enkel detail over het hoofd en uw meeting zal top zijn.
instructies:
Stap 1
Plan een datum voor uw zakelijke bijeenkomst. Breng alle deelnemers vooraf op de hoogte. Afhankelijk van de vorm van het evenement en met wie u een zakelijke bijeenkomst houdt, kan dit een mondelinge uitnodiging, telefoon, e-mail of zakelijke brief zijn. Het is raadzaam om aan iedereen een agenda te sturen, met aangewezen onderwerpen voor discussie, keynote speakers, statuten en referentiemateriaal. Als de deelnemers beter voorbereid zijn, zal de bespreking van zakelijke kwesties effectiever zijn.
Stap 2
Denk na over de meest geschikte locatie voor uw zakelijke bijeenkomst. Een geschikte ruimte kan een bedrijfseigen vergaderruimte zijn of een vergaderruimte. Het is de moeite waard om ervoor te zorgen dat geen van uw collega's zich tegelijkertijd voor een andere vergadering aanmeldt. Een gehuurde vergaderruimte is ook een betaalbare en best handige optie. Deze service wordt aangeboden door hotels en hotels, zakencentra, onderwijsinstellingen.
Stap 3
Soms worden zakelijke bijeenkomsten gehouden in cafés of restaurants. Deze optie is geschikt als het aantal deelnemers klein is. Als u onderhandelen wilt combineren met lunch of ontbijt of een zakelijk diner wilt hebben, moet u van tevoren een tafel reserveren. De plaats mag niet luidruchtig zijn, anders zal het moeilijk zijn om zakelijke kwesties te bespreken. Het is ook onwenselijk om extravagante en exotische opties te kiezen, uw smaak komt mogelijk niet overeen met de voorkeuren van andere deelnemers. Kies daarom liever voor een klassiek etablissement of zorg ervoor dat uw partners uw passies volledig delen.
Stap 4
Bereid de hardware voor en test deze. Projector, microfoon, telefoon en videoapparatuur - stel alles vooraf in en stel alles in. Technieken hebben de neiging om op het meest ongelegen moment af te breken en af te sluiten.
Stap 5
Bereken of er genoeg stoelen zijn voor alle deelnemers. Zorg ervoor dat de kamer niet te benauwd of te koud is. Vergeet schrijfgerei niet - je moet iedereen pen en papier geven. Spreid de hand-out uit. Maak en plaats eventueel naambordjes met de namen van de deelnemers.
Stap 6
Als de vergadering lang duurt, heeft u misschien een koffiepauze of lunchpauze nodig. Zorg in ieder geval voor het water - een flesje water en een glas naast elke deelnemer is een goede optie.
