Een uittreksel uit het protocol is een onmisbaar attribuut van de workflow van elke organisatie. Omdat het een rechtskracht heeft die vergelijkbaar is met het originele document, moet het uittreksel alle noodzakelijke details bevatten. Bij het opstellen van de relevante documenten moet aandacht worden besteed aan details.
In de regel worden de vereisten voor het opmaken van uittreksels uit de notulen bij elke onderneming vastgesteld volgens de interne regels van de bedrijfsomzet. Er zijn echter algemeen aanvaarde normen voor de opstelling van dit document.
Een uittreksel uit de notulen is een exacte kopie van de tekst van het originele document over een specifieke kwestie. Zo moet een uittreksel uit de notulen van de vergadering de naam bevatten van het bestuursorgaan waarvan de vergadering is opgenomen. In de regel wordt deze informatie vermeld in de titel van het document. Hier wordt het documenttype "Protocol" gewijzigd in "Uittreksel uit het protocol". In sommige gevallen staat het opschrift "Statement" in de rechterbovenhoek van het document.
Om de rechtskracht van het origineel te behouden, moet het uittreksel uit het protocol bovendien informatie bevatten:
- datum, plaats en tijd van de vergadering;
- informatie over de aanwezigheid van een quorum voor het nemen van beslissingen;
- informatie over de persoon die de functies van de voorzittende ambtenaar vervult;
- informatie over de persoon die de functies van de secretaris vervult.
De agenda van de vergadering wordt teruggebracht tot een specifiek onderwerp waarvan een uittreksel in voorbereiding is. Evenzo zijn alle fragmenten met betrekking tot de bespreking van kwesties van derden uitgesloten van het document.
De behandeling van het onderwerp op de agenda, waarvan het uittreksel wordt voorbereid, wordt precies gegeven met het volgnummer, de bewoordingen, het verloop van de bespreking en de genomen besluiten.
Aan het einde wordt het uittreksel ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door het zegel. Dit wordt gevolgd door de vereiste bevestiging van de authenticiteit "De verklaring is correct" ("Correct") en de handtekening van de secretaris met een decodering wordt gezet.
Het originele uittreksel uit de notulen is genummerd, gestikt en gewaarmerkt door het zegel en de handtekening van een bevoegd persoon.
