Elke medewerker staat vroeg of laat voor de vraag: hoe maak je een goede rapportage over zijn werk? Elke melding is een belangrijk hulpmiddel voor de werknemer en de manager, met behulp van deze geformaliseerde vorm van communicatie krijgt de manager de informatie die hij nodig heeft, die hij nodig heeft om de activiteiten van de werknemer te analyseren en te evalueren.
instructies:
Stap 1
Allereerst is het noodzakelijk om te bepalen welk type rapport moet worden opgesteld: eenmalig of werk. Eenmalige rapportages worden meestal opgesteld op basis van de resultaten van specifieke werkzaamheden en medewerkers stellen u in staat periodiek de door de medewerker verrichte werkzaamheden (volume en resultaat) te analyseren.
Periodieke rapportages kunnen zijn: dagelijks (kan worden gebruikt om belangrijke kortlopende projecten te monitoren of tijdens de proeftijd van een medewerker), wekelijks (meest gebruikelijk), maandelijks, driemaandelijks en kant-en-klaar (dit type rapportage bevat een grote hoeveelheid analytische informatie en wordt meestal verstrekt aan het senior management).
Stap 2
Dus hoe schrijf je een werkrapport correct?
Eerst moet u beslissen over de timing van het rapport en in uw werkschema de tijd plannen voor de voorbereiding ervan. Dit kan elke dag een kleine hoeveelheid tijd zijn, of een specifieke tijd die wordt toegewezen om het hele rapport in één keer samen te stellen, het belangrijkste is om niet uit te stellen tot de deadline.
Stap 3
Bepaal allereerst de uiteindelijke doelen van je werk. De inhoud van het rapport moet informatief, duidelijk en bij voorkeur beknopt zijn. Vergeet de "regel van zeven" niet, die zegt dat ons bewustzijn in staat is om 7 elementen tegelijkertijd effectief te assimileren (+/- 2). Daarom is het wenselijk om precies dit aantal punten of paragrafen in het rapport te benadrukken.
Stap 4
Het is belangrijk dat u zich kunt concentreren op de resultaten van uw activiteiten, kunt beschrijven welke taken zijn voltooid en niet alleen de acties opsomt die gedurende een bepaalde periode zijn uitgevoerd.
Stap 5
Geef voor meer duidelijkheid uw antwoord met tabellen, afbeeldingen, diagrammen.
Stap 6
De situatie is vereenvoudigd als uw bedrijf al rapportformulieren heeft ontwikkeld (formulieren, tabellen die moeten worden ingevuld door uw opmerkingen te maken)
Stap 7
Het is niet alleen wat je in het rapport hebt geschreven dat ertoe doet, maar ook hoe je het hebt verzonden. Hier moet u de gouden regel onthouden: dagelijkse rapporten worden aan het einde van de werkdag verzonden, en niet de volgende ochtend. Wekelijks - vrijdagavond, niet maandagochtend.
Stap 8
Nog een tip: lees het rapport voordat je het verstuurt nog een keer, probeer het door de ogen van je management te doen. Welke vragen heb je? Misschien is het nodig om iets toe te voegen of juist om de informatie zoveel mogelijk te vereenvoudigen.
