De agenda is het skelet van een vergadering of vergadering. Daarin worden de belangrijkste discussieonderwerpen en de belangrijkste discussiegebieden vastgelegd. Het bepaalt de volgorde van de bijeenkomst, vestigt de aandacht van de deelnemers op een professioneel gesprek, laat de discussie niet uitgroeien tot een chaotische gedachtewisseling.
instructies:
Stap 1
Begin met het voorbereiden van de agenda zodra het management de datum en het onderwerp van de vergadering heeft bepaald. Op de hielen, het zal voor u gemakkelijker zijn om de punten te formuleren. Daarnaast heeft u voldoende tijd om de eerste optie te corrigeren als de beheerder iets wil wijzigen.
Stap 2
Markeer de belangrijkste en minder belangrijke aspecten van het onderwerp van de vergadering. Overlaad de agenda niet met kleine problemen die routinematig kunnen worden opgelost. De beste optie is om 1-2 belangrijke punten op te nemen in de discussie waarin de meerderheid van het team geïnteresseerd is, en tijd over te laten voor een snelle oplossing van minder belangrijke kwesties, ook die welke tijdens de vergadering naar voren zijn gekomen.
Stap 3
Formuleer de agendapunten. Vermijd dubbelzinnige of dubbelzinnige zinnen. Maak de punten op je agenda zo specifiek mogelijk. Na het lezen ervan moet de deelnemer aan de vergadering gemakkelijk de essentie van het probleem en het doel van de discussie begrijpen. Als je problemen hebt, zoek dan hulp bij een specialist die een keynote speech over dit onderwerp zal geven.
Stap 4
Elk item moet beginnen met het voorzetsel "over" of "over": "Op initiatief van de verkoopafdeling om een opruimdag te houden" of "Over de herverdeling van functies tussen de marketingafdeling en de persdienst", enz. Als een regelgevend document ter discussie wordt gesteld, kan de clausule als volgt klinken: "Bij de goedkeuring van het Charter van de onderneming" of "Bij wijzigingen aan de functiebeschrijvingen van het personeel van het secretariaat", enz. Geef bij informatieve vragen die geen bespreking behoeven een passende toelichting tussen haakjes of gescheiden door een dubbele punt. Bijvoorbeeld: "Over veelbelovende gebieden van het uitgeven van boeken: verslag van de plaatsvervangend algemeen directeur over een zakenreis naar het seminar."
Stap 5
Structureer je agenda. In de praktijk zijn er twee manieren om vragen te ordenen: van meest belangrijk naar minder belangrijk en van klein naar significant. Elke optie heeft zijn positieve kanten. In het eerste geval worden de belangrijkste zaken aan het begin van de vergadering besproken. Medewerkers zijn actiever, vermoeidheid heeft nog geen invloed op hen. Maar de bespreking van de eerste vraag kan slepen, er zal geen tijd meer zijn voor het oplossen van kleine, maar belangrijke problemen. Als de vergadering begint met minder belangrijke punten, sluiten medewerkers geleidelijk aan in het ritme en tegen de tijd dat het hoofdthema wordt aangekondigd, zijn ze helemaal klaar voor een constructieve dialoog.
Stap 6
Druk de agenda af volgens de administratieve vereisten van uw organisatie. Geef naast de eigenlijke discussievragen ook de datum, tijd, locatie van de bijeenkomst, keynote speakers, deelnemers en uitgenodigde experts aan. Keur het document goed met het hoofd van de organisatie. De originele agenda voegt u later toe aan de notulen van de vergadering. Maak op basis van de goedgekeurde agenda een nieuwsbrief of mededelingen voor medewerkers.
