Een analytische notitie is een speciaal type servicedocumentatie. Het belangrijkste doel is om de aandacht van de manager te vestigen op een specifiek probleem. Het bevat voorstellen om de crisissituatie te boven te komen en geeft een overzicht van de belangrijkste richtingen en stadia van activiteit. Een beleidsnota moet niet worden verward met een analytisch rapport. De eerste schetst de vooruitzichten voor de ontwikkeling van evenementen, de tweede beoordeelt de resultaten van de genomen maatregelen. Elke organisatie heeft zijn eigen vereisten voor het opstellen van interne documenten. Elke analytische notitie bevat echter delen als inleiding, hoofddeel, conclusie, bijlagen.
instructies:
Stap 1
Invoering
In dit deel van de beleidsnota moet u wijzen op het belang van het probleem waarmee u contact opneemt met uw manager. Vermeld duidelijk de redenen voor uw bezorgdheid, beoordeel de schade die de organisatie heeft ontvangen. Maak een lijst van de informatiebronnen en analysemethoden die u hebt gebruikt. Stel deadlines vast voor het oplossen van het probleem.
Stel, u bent hoofd advertentieruimte voor een tijdschrift. De afgelopen drie maanden is het volume aan verkochte advertenties geleidelijk afgenomen, hoewel uw medewerkers ijverig aan het werk zijn. U begrijpt wat de reden is, maar u kunt de situatie niet alleen oplossen.
Schrijf in de inleiding van de analytische nota dat je een omzetdaling hebt geconstateerd, een analyse van de situatie hebt gemaakt (de plannen en rapporten van de afdeling hebt gecontroleerd, met elke medewerker hebt gesproken, een interne vergadering hebt georganiseerd), specifieke ideeën hebt uitgewerkt, die je legt het ter goedkeuring voor aan de manager.
Stap 2
Grootste deel
Hier moet u alle aspecten van het probleem zo gedetailleerd mogelijk bekijken en voor elk van hen een oplossing voorstellen.
Markeer subsecties in de tekst met het aantal zinnen, en noem ze kort maar duidelijk. Vermeld in elk eerst de negatieve kant, dan de werkelijke essentie van de veranderingen, evenals de geschatte materiële en technische kosten en de verdeling van verantwoordelijkheden onder de medewerkers.
Rangschik zinnen in afnemende volgorde van belangrijkheid of in chronologische volgorde.
Geef zoveel mogelijk details. Hiermee toon je een hoge mate van eigenaarschap van de situatie en de uitwerking van het probleem. Maak een lijst van de argumenten en ondersteunende berekeningen. Hier kunt u ook verwijzen naar de positieve ervaringen die op dit gebied bekend zijn.
Om de objectiviteit van de analytische notitie te vergroten, moet u gegevens (informatie, informatie) verstrekken die zijn verkregen van andere structurele afdelingen van de organisatie.
In het bovenstaande voorbeeld kan de hoofdtekst van de Policy Brief een voorstel bevatten voor een nieuwe onderwerpkop, "Huishoudelijke apparaten". Voor deze categorie worden adverteerders voor een lange periode gevonden. Het is de bedoeling om huisjournalisten te betrekken bij de totstandkoming van reclame- en informatieve teksten.
Ook kan worden voorgesteld om een auto van de zaak toe te wijzen aan de medewerkers van de afdeling voor het bezoeken van externe kantoren van klanten, waardoor het verlies aan werktijd en reiskosten wordt verminderd. Deze stelling moet worden bevestigd door berekeningen verkregen in de boekhoudafdeling.
Stap 3
Conclusie
Vermeld de belangrijkste bevindingen voor elke subsectie van het hoofdgedeelte. Probeer echter directe herhalingen van de hoofdtekst te vermijden. Zorg er tegelijkertijd voor dat zinnen die niet in het hoofdgedeelte zijn aangegeven, niet plotseling in de tekst van de conclusie verschijnen.
Wees beknopt maar overtuigend. De ene conclusie kan de andere niet tegenspreken. En ze moeten allemaal logisch zijn en een positieve voorspelling voor de nabije toekomst bevatten.
Het laatste deel van het reeds overwogen voorbeeld zal een conclusie bevatten over de impact van de nieuwe categorie op het verhogen van de advertentieverkoop. De prognosecijfers kunnen er als volgt uitzien: het is de bedoeling om 5 adverteerders aan te trekken voor een periode van 6 maanden met een budget van 50 duizend roebel.
Stap 4
Toepassingen
Aanvullende materialen verzameld in een speciale sectie zullen de betrouwbaarheid van uw verklaringen vergroten, illustreer de verstrekte informatie. In de applicatie kunt u tabellen, grafieken, diagrammen en ander beeldmateriaal plaatsen.
