Begeleidende documenten worden opgemaakt ter bevestiging van de verzending van het aantal documenten, goederen en andere materiële waarden die daarin worden vermeld. Ook kunnen de begeleidende documenten met betrekking tot het goederenvervoer andere informatie bevatten.
Overdrachtsbrief
De verzonden officiële documenten gaan bijna altijd vergezeld van een begeleidende brief. Het bevat de gegevens van de afzender, de geadresseerde, een beschrijving van de te verzenden documenten en materialen. Het is ook raadzaam om te noteren uit hoeveel vellen het verzonden document bestaat. De begeleidende brief wordt als apart document opgemaakt op twee bladen, waarvan er één bij de afzender blijft. In organisaties worden het uitgaande nummer en de datum op de begeleidende brieven gestempeld. Deze maatregelen zijn nodig om ervoor te zorgen dat alle documenten in alle veiligheid door de geadresseerde worden ontvangen. Het is tot op zekere hoogte ook de verzekering van de afzender.
Begeleidende documenten voor het vervoer van goederen
Bij het uitvoeren van transport dienen verzenddocumenten als begeleidende documenten, evenals een schriftelijke transportovereenkomst. Ze worden aangeboden in de vorm van een spoorvrachtbrief voor vervoer per spoor, een vrachtbrief voor luchtvervoer, een vrachtbrief voor wegvervoer en een vrachtbrief voor zeevervoer.
De nodige informatie over de lading (naam, hoeveelheid, methode om het gewicht te bepalen, enz.), de afzender, de geadresseerde, de transportafstand en de waarde ervan worden op de vrachtbrief ingevoerd. Het is het belangrijkste vervoersdocument en bepaalt de relatie tussen de afzender, vervoerder en geadresseerde.
Het cognossement is ook een zekerheid die het recht bevestigt van de houder om over de in het cognossement vermelde lading te beschikken en de lading na het transport in ontvangst te nemen. Op basis van het verschepingsdocument stelt de vervoerder een cognossement op, waarin de afzender de naam van de afzender en ontvanger vermeldt, de nodige informatie over de verscheepte lading, de hoeveelheid vervoer (vracht). Voor de onjuistheid van informatie en alle gevolgen daarvan is de afzender van de lading verantwoordelijk jegens de vervoerder.
Het cognossement bevestigt de aanvaarding van de goederen voor transport en begeleidt deze gedurende het hele traject. Verder wordt het, samen met de goederen, door de vervoerder overgedragen aan de ontvanger.
Een cognossement in alle soorten vervoer, behalve per spoor, wordt opgemaakt in drie of meer exemplaren, zodat elke partij een exemplaar van het cognossement heeft in geval van geschillen.
De afzender van de lading moet de vervoerder, naast het cognossement, ook alle documenten verstrekken die nodig zijn voor sanitaire, douane-, quarantaine- en andere regels.
