Kantoorwerk is een belangrijk onderdeel van de activiteiten van elke onderneming, waardoor u alle administratieve en zakelijke documenten kunt bijhouden. Een werknemer of een hele eenheid, wiens taken kantoorwerk omvatten, bestaat in elke onderneming, ongeacht de vorm van eigendom. Vakkundig geleverd kantoorwerk is een garantie voor goed gecoördineerd werk van de hele onderneming en het snel reageren op veranderingen in zakelijke en marktomstandigheden.
Waar is het kantoorwerk voor?
Vroeg of laat, na het begin van de activiteiten, wordt elke onderneming geconfronteerd met de noodzaak om het werk te organiseren met documenten, die het basisbeheerinstrument vormen, aangezien het met hun hulp is dat de overdracht van richtlijnen wordt uitgevoerd en managementbeslissingen worden gecommuniceerd aan een bepaalde artiest. Het systeem van kantoorwerk bij de onderneming is ontworpen om de standaardisatie en uniformiteit van documentatie te waarborgen, de boekhouding en opslag te organiseren om het werk met zakelijke documenten te vergemakkelijken. De functies van het kantoorwerksysteem omvatten:
- competente organisatie van de workflow, die zorgt voor de snelle overdracht van documenten langs de kortste weg met minimaal tijdverbruik, zodat u de doorgang van elk document en de uitvoering ervan op tijd kunt controleren;
- een geautomatiseerd systeem voor registratie en boekhouding van alle inkomende, uitgaande en interne documentatie;
- archivering van documenten, waardoor ze volgens formele criteria kunnen worden gesystematiseerd en tot dossiers kunnen worden omgevormd;
- creatie van een nomenclatuur van zaken - een systeem van codes volgens lijsten met koppen van zaken, waardoor de systematisering ervan wordt vergemakkelijkt en de bewaartermijnen van archieven worden bepaald die zijn vastgesteld door wet- of branchevoorschriften.
Als al deze functies van werk met documentstroom bij de onderneming zijn geïmplementeerd, kunnen we zeggen dat het kantoorwerksysteem is gedebugd en werkt zoals vereist.
Organisatorische en juridische aspecten
Elk document dat de details van de onderneming bevat, wordt als een zakelijk document beschouwd en daarom worden er juridische gevolgen voor bepaald, d.w.z. dit document kan al aan de rechter worden voorgelegd bij het oplossen van ontstane conflicten en tegenstrijdigheden. Daarom moet het uitvoeren van kantoorwerkzaamheden worden uitgevoerd op basis van regelgevende documenten - speciaal ontwikkelde instructies, geverifieerd door de juridische dienst en goedgekeurd door het hoofd van de onderneming. Deze instructie is niet alleen een handleiding, maar ook een document dat verplicht is voor uitvoering, dus alle geïnteresseerden moeten ermee bekend zijn tegen ondertekening.
Formulieren van documenten op basis waarvan de onderneming haar activiteiten uitoefent, moeten worden gestandaardiseerd. De samenstelling van de details die op de formulieren moeten worden vermeld, wordt bepaald in overeenstemming met GOST R 6.30-2003 "Unified documentatiesystemen. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor papierwerk". Dezelfde norm stelt ook eisen aan het ontwerp van zakelijke en administratieve documentatie.
