In de loop van de economische activiteit sluiten bedrijfsleiders veel verschillende contracten met leveranciers en kopers. Om de looptijd van deze regelingen te kunnen volgen, maken sommige organisaties gebruik van de zogenaamde registers van contracten. In het algemeen betekent het concept "register" een bepaald logboek van registratie van inkomende en uitgaande documenten. Hoe maak je zo'n database aan?
instructies:
Stap 1
Eerst moet u beslissen welke informatie u in het register wilt zien, dat wil zeggen, de belangrijkste criteria voor uzelf benadrukken. Maak daarna in een dagboek dat zowel in Excel als met een gewoon notitieboekje (bij voorkeur A4-formaat) kan, een tabel.
Stap 2
Ben je bij de tweede methode gestopt, maak dan eerst de titelpagina op. Schrijf erop de details van de organisatie, dat wil zeggen INN, KPP, OKATO, wettelijk adres en het hoofd van de organisatie. Schrijf in het midden "Register van contracten voor (specificeer de periode)".
Stap 3
Maak vervolgens op het volgende blad een tabel bestaande uit zes kolommen. Geef in de eerste kolom het nummer van het contract aan dat met de tegenpartij is gesloten, in de tweede - de datum van het wettelijke wettelijke document en in de derde - de vervaldatum.
Stap 4
Vermeld vervolgens de naam van de tegenpartij, de opdrachtnemer en het onderwerp van de opdracht, bijvoorbeeld de ontwikkeling van boekhoudprogramma's. Optioneel kunt u aangeven hoe hoog het contract is, of er sprake is van een aanvullende overeenkomst en andere voorwaarden. Contracten worden in de regel in chronologische volgorde ingevoerd. Na afloop van de periode is het raadzaam om het document te flitsen, te nummeren en te ondertekenen met het hoofd van de organisatie. Overhandig daarna het register aan het archief.
Stap 5
Voor het samenstellen van registers kunt u ook een speciaal ontwikkeld programma gebruiken, het zogenaamde "Register van contracten". Hiermee kunt u betalingen onder contracten volgen, de vervaldatum van deze documenten en de betaalde bedragen bijhouden. Het programma genereert automatisch lijsten, die u na afloop van de periode op papier kunt afdrukken.
Stap 6
U kunt stoppen bij de derde methode, namelijk met behulp van het Excel-programma. De kolommen in de tabel kunnen een geschatte inhoud hebben, zoals bij het gebruik van de eerste methode. Druk aan het einde van de periode het register af en geef het aan de hoofdaccountant ter ondertekening.
