De primaire boekhoudkundige documentatie van de onderneming bevat informatie over alle zakelijke transacties, het geldverkeer, de berekening en betaling van lonen en de betaling van belastingen. Op basis van deze documenten worden gegevens bijgehouden, daarom vertekent het verlies van zelfs één document de financiële overzichten en is het een wettelijke overtreding. Volgens art. 17 van de wet "On Accounting", moeten ondernemingen onafhankelijk zorgen voor de veiligheid van boekhoudkundige documenten.
instructies:
Stap 1
De wet definieert de opslagperiode voor primaire boekhoudkundige documenten op 5 jaar, terwijl de belastingwet van de Russische Federatie de opslagperiode beperkt tot 4 jaar. Om straffen voorzien in het Wetboek van Administratieve Delicten (Art. 15.11) te vermijden, dient u zich toch aan de wettelijk voorgeschreven langere termijnen te houden. Bovendien is er een lijst die is goedgekeurd door het bevel van Rosarkhiv van 6 oktober 2000. Volgens deze lijst moet de bewaartermijn worden bepaald in overeenstemming met het type van elk specifiek document.
Stap 2
Stel in opdracht de bewaartermijnen voor de primaire boekhoudkundige documentatie vast, rekening houdend met de bepalingen van de wet en de reglementen bepaald door de lijst. Geef bij de bestelling aan vanaf welk moment de bewaartermijn berekend moet worden. In het algemeen begint de bewaartermijn voor documenten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het document met kantoorwerkzaamheden is voltooid. Stel voor het aankoopboek en het verkoopboek het begin van de opslagperiode in vanaf de datum van de laatste invoer (clausules 15 en 27 van de regels, goedgekeurd door het besluit van de regering van de Russische Federatie van 2 december 2000 nr. 914).
Stap 3
Wijs een aparte ruimte toe voor boekhoudkundige documenten, die moet worden uitgerust met brandwerende kasten en speciale kluizen. Kluizen zijn bedoeld voor het bewaren van vormen van strikte rapportage, daarnaast kunnen ze die papieren en documenten bewaren die het label "Commercieel geheim" hebben. Bepaal per opdracht de procedure voor toegang tot deze kluizen, verantwoordelijke personen geautoriseerd door de hoofdaccountant, evenals de procedure voor afgifte van primaire documentatie vanuit de opslag.
Stap 4
In het geval dat de onderneming groot genoeg is en er veel documenten zijn, organiseer dan een speciaal archief. Het moet worden gebruikt om papieren over te dragen die bedoeld zijn voor permanente (eeuwige) en langdurige (meer dan 10 jaar) opslag. Bewaar alle andere boekhoudkundige documenten met een bewaartermijn van maximaal 10 jaar in een speciale ruimte totdat ze worden vernietigd.
