Belangrijke besluiten die tijdens een vergadering, vergadering of vergadering worden genomen, dienen in de notulen te worden vastgelegd, zodat deze ter uitvoering kunnen worden genomen. Om dit te doen, is het allereerst noodzakelijk om het protocol correct op te stellen, met veel aandacht voor zowel de vorm als de inhoud van het document. Ondanks het ontbreken van een enkele vorm, zijn er enkele eigenaardigheden.
instructies:
Stap 1
Maak A4-vellen papier of briefpapier van een bedrijf (voor interne documenten). Zo hoeft u niet alle gegevens handmatig in te voeren (organisatienaam, adres, etc.). Schrijf in het midden bovenaan het blad onmiddellijk de naam "Minuten", en beschrijf daaronder, in kleinere letters, kort de essentie - het hoofdonderwerp van de vergadering. Vermeld de datum en locatie van het evenement. Begin nu met het invullen van het verplichte inleidende gedeelte, dat betrekking heeft op de lijst van deelnemers aan de vergadering die direct betrokken zijn bij het nemen van algemene beslissingen.
Stap 2
Schrijf aan het begin de achternaam, voornaam, patroniem en de functie van de leider (voorzitter van de vergadering). Noem in hetzelfde formaat de gegevens van de secretaris die de notulen van de vergadering maakt. Verder vermeldt u in het gedeelte "Bijgewoond" iedereen die heeft deelgenomen aan de vergadering (volledige naam, functie). In het geval van een groot aantal deelnemers, waarvan de lijst niet op de pagina past, geef het totale aantal van hen aan en voeg de volledige lijst toe in een apart document. Vergeet niet om er een link naar te maken aan het einde van het protocol in de sectie "Bijlage". Plaats het gedeelte 'Agenda' als het volgende blok in de notulen. Noteer hier, in een genummerde lijst, alle onderwerpen voor deze bijeenkomst.
Stap 3
Vul de inhoud van het protocol in strikte overeenstemming in de volgorde vermeld in de agenda. Elk van de paragrafen moet drie secties bevatten. Geef in de eerste ("Geluisterd") de teksten van de rapporten en vermeld de namen en initialen, evenals de posities van de sprekers. Geef in het gedeelte "Sprekers", in een vergelijkbare vorm, andere deelnemers aan de vergadering aan die het woord voerden tijdens de discussie. Vermeld in de volgende paragraaf “Besloten” de besluiten die tijdens de hoorzitting zijn genomen, vermeld het aantal stemmen dat “tegen”, “voor” of “onthielden” is uitgebracht. Plaats vervolgens de handtekeningen van de voorzitter en secretaris van de vergadering.
