Correct georganiseerd kantoorwerk in een organisatie of een onderneming stelt u in staat om documenten op elk moment op orde te houden en hun verplaatsing te controleren. Als de activiteit van uw bedrijf verband houdt met het sluiten van contracten, houd dan een gepast dagboek bij van hun boekhouding. Een goed ontworpen tijdschrift zal het mogelijk maken om de details van documenten en hun chronologie vast te leggen.
Noodzakelijk
- - een journaal voor het vastleggen van documentatie;
- - vast te leggen materialen;
- - Vulpen;
- - potlood;
- - schaar;
- - heerser;
- - papier;
- - draden;
- - naald;
- - lijm.
instructies:
Stap 1
Zoek een handig formulier voor het bijhouden van een logboek. Ga tegelijkertijd uit van de dringende behoeften van de organisatie en de eigenaardigheden van kantoorwerk. De laatste tijd zijn elektronische vormen van documentatieboekhouding meer wijdverbreid, maar ze zijn niet altijd handig om managers ermee vertrouwd te maken. In het eenvoudigste geval kunt u een boekhoudkundig journaal opmaken in een standaard grootformaat notitieboekje.
Stap 2
Nummer de pagina's van het tijdschrift door opeenvolgende nummers aan de onder- of bovenkant van elk blad te plaatsen. Naai het hele blok pagina's met sterke draad en leid de uiteinden voorbij de laatste pagina van het tijdschrift. Schrijf op een klein stukje papier hoeveel vellen het boek bevat. Lijm dit label op de laatste pagina op een rij, haal de uiteinden van de draad eronder door, knoop in een knoop. Als de lijm opdroogt, plakt u hier het zegel voor de documenten en de handtekening van de persoon die het tijdschrift heeft uitgegeven.
Stap 3
Begin met het ontwerpen van uw titelpagina. Schrijf de naam van het tijdschrift op de voorkant van het tijdschrift, bijvoorbeeld "Contractjournaal". Neem in de beschrijving de naam van de organisatie (bedrijf) en de belangrijkste details op. Laat twee regels over voor de begin- en einddatum van het journaal. Al deze informatie kan niet met de hand worden ingevoerd, maar voorgedrukt op een printer en vervolgens netjes op de omslag van het tijdschrift worden geplakt.
Stap 4
Verdeel de werkpagina's van het tijdschrift in zoveel kolommen als nodig is voor een volledige beschrijving van de op te nemen documenten. Zorg ervoor dat u kolommen opgeeft voor het serienummer, de datum van ontvangst van het document, de sluiting van het contract, de vrijgave van de bestelling, enzovoort. Laat een aparte kolom voor een korte beschrijving van de essentie van het document en de belangrijkste inhoud ervan. Zorg ook voor een plaats voor de handtekening van de persoon die het document ter uitvoering heeft ontvangen.
Stap 5
Registreer het tijdschrift indien nodig bij het secretariaat (secretariaat) en geef het het juiste nummer en andere details. Na de registratieprocedure kan het boekhoudkundig journaal worden gebruikt voor het beoogde doel.
