Wanneer er te veel documenten zijn verzameld en ze zich op één stapel bevinden, kan het moeilijk zijn om erachter te komen welke naar wat verwijst. Het vinden van het juiste document is nog moeilijker. Om dit probleem op te lossen, moet u uw documenten ordenen. De beschreven methode is niet alleen geschikt voor het ordenen van documenten op papier, maar is ook goed toepasbaar op documenten in elektronische vorm, natuurlijk met kleine aannames.
instructies:
Stap 1
Het organiseren van uw documenten is eenvoudig, zelfs als het er te veel zijn. Doorloop alle beschikbare documenten en maak een lijst van de categorieën waarop u ze wilt sorteren. Bepaal of er subcategorieën in deze lijst zullen zijn. Zo kan men in de algemene categorie van opdrachten onderscheid maken tussen opdrachten voor de levering, voor de verlening van diensten. Markeer onder de bestellingen de algemene bestellingen met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf en personeelsorders.
Stap 2
Nadat de lijst met categorieën is voltooid, bepaalt u hoe en waar u de documenten wilt plaatsen. Spreek met de directie de kosten van aanschaf van kantoorbenodigdheden (mappen, ordners, gekleurde stickers) af, want het sorteren en verspreiden van documenten is prettiger als je niet hoeft te rommelen met oude afbrokkelende mappen.
Stap 3
Sorteer de beschikbare documenten volgens de lijst die u hebt samengesteld. Leg ze in aparte stapels. Schrijf er eventueel op met een potlood of plak er een sticker op (om niet in de war te raken tijdens het sorteerproces).
Stap 4
Evalueer of documenten van één categorie (subcategorie) in de map passen en archiveer ze. Het is beter om documenten te rangschikken volgens de datum van hun voorbereiding. In de regel worden documenten in het dagelijkse werk gearchiveerd zoals ze zijn gemaakt, met de meest recente documenten bovenaan. Bij het overbrengen van zaken naar het archief verandert de volgorde (bovenaan staat het vroegste document, onderaan - uiterlijk op de datum van aanmaak).
Stap 5
Als u documenten uit verschillende jaren in dezelfde map deponeert, scheidt u het ene jaar visueel van het andere met een gekleurde sticker of een groter vel. Dergelijke bladwijzers maken het veel gemakkelijker om het gewenste document in de toekomst te vinden.
Stap 6
Maak een bijlage voor het volgende document.
Stap 7
Maak indien nodig een register van alle mappen met documenten, met vermelding van de inhoud van elke map, de datum van aanmaak en het einde van het onderhoud, de opslaglocatie, enzovoort. Orden de mappen zo dat het handig is om ze te gebruiken en je er niet doorheen hoeft te "breken" door een ton oud papier.
