Om een correct rapport op te stellen, is het noodzakelijk om het doel van het rapport en de vorm ervan duidelijk te definiëren. Het rapport wordt in verschillende fasen samengesteld, zodat u de belangrijkste punten correct kunt uitlichten.
Noodzakelijk
Rapportoverzicht, rapportdoel
instructies:
Stap 1
U dient dit proces verantwoord te benaderen, met bijzondere aandacht voor het doel van de melding. Om het rapport correct op te stellen, moet allereerst de vraag worden beantwoord: "Waarom wordt het rapport opgesteld". Alleen in dit geval houdt u rekening met alle "valkuilen". Er kunnen meerdere antwoorden op deze vraag zijn. Enkele daarvan zijn: • Het rapport moet informeren of uitleggen;
• Het rapport is opgesteld ter aanbeveling;
• De melding moet motiveren of overtuigen;
• Het rapport kan het debat voortzetten of de vorige boodschap/discussie versterken;
• Het rapport kan onderdeel zijn van een instructie.
Stap 2
Type bedrijfsrapport Bepaal welk type bedrijfsrapport u in dit specifieke geval nodig hebt. De bedrijfsrapportage kan worden ingediend: • Schriftelijk en mondeling;
• Formeel en informeel;
• In traditionele vorm en in originele vorm;
• In een één-pagina en multi-volume vorm. Bovendien kan het rapport in-house worden opgesteld, of kan worden gedaan door uitbestede consultants.
Stap 3
Samenstelling van het rapport Titelpagina. De titel van het rapport, de volledige naam en functie van de persoon voor wie het rapport is bedoeld, de volledige naam en functie van de persoon die het rapport heeft opgesteld, wordt hier vermeld. Geef in dit deel het doel van het rapport of de aard van het probleem aan. Als u van plan bent een uitgebreid rapport op te stellen, kan de inleiding een rapportoverzicht bevatten. Geef in dit deel van het rapport alle informatie die relevant is voor het doel van het rapport of de kwestie die moet worden behandeld. In het laatste deel van het rapport is het noodzakelijk om de conclusies aan te geven die op basis van de ontvangen informatie zijn getrokken.
Stap 4
Rapportopmaak Bij het opmaken van een rapport moet u verschillende middelen gebruiken. Scheid alinea's met spaties om het lezen van het document veel gemakkelijker te maken. Lettergrootte en -type. Kies een lettertype dat optimaal is om te lezen. Subkoppen kunnen worden geselecteerd door de lettergrootte te wijzigen. Cursief, vet, onderstreept en speciale tekens markeren belangrijke punten in het rapport. Door de tekst pagina voor pagina op te splitsen, kunt u de aandacht van de lezer op belangrijke punten richten.
