De bedrijven die de conferenties organiseren, willen verschillende doelen bereiken. Voor sommigen is dit het belangrijkste bedrijfsproces, iemand positioneert zichzelf als industrieel leider en de conferentie kan deze status voor hem veiligstellen. Sommigen zien de conferentie als een belangrijk onderdeel van de traditie van het bedrijf. Tegelijkertijd wil geen enkele organisator zijn eigen congres verpesten, maar ook in een saaie sfeer laten plaatsvinden en een klein aantal deelnemers verzamelen.
instructies:
Stap 1
Schrijf de conferentievisie en het concept op papier. Maak een korte beschrijving van het evenement als uitnodiging tot samenwerking.
Stap 2
Vorm een organiserend comité waarin de volgende gebieden tot uiting moeten komen: administratie (kies het hoofd van het organiserend comité), programma, reclame, marketing, samenwerken met partners, organisatorische zaken, logistiek en financiën, verkoop en werken met deelnemers.
Stap 3
Maak een document op waarin duidelijk staat hoe laat bepaalde resultaten behaald kunnen worden. Dit document moet ook weergeven in welke richting deze resultaten moeten worden verkregen.
Stap 4
Maak een lijst van gewenste sprekers en zorg dat ze in principe akkoord gaan.
Stap 5
Ontwikkel statussen voor uw partners. Maak een lijst van alle potentiële partners en zorg dat ze in principe akkoord gaan.
Stap 6
Maak een lijst van potentiële deelnemers en begin met het versturen van uitnodigingen.
Stap 7
Zoek een vergaderruimte.
Stap 8
Voer een gesprek met de persoon die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de registratie.
Stap 9
Schrijf een persbericht (een specifiek informatief bericht dat nieuws over deze organisatie zal bevatten, met vermelding van de medeplichtigheid van experts, partners, locatie).
Stap 10
Maak banners, video's, interviews, sjablonen voor presentaties, audio-opnamen voor de mogelijkheid van latere plaatsing op internet op open bronnen.
Stap 11
Stuur eens in de twee weken een nieuwsbrief naar ingeschreven deelnemers met relevante informatie over hoeveel het programma is aangevuld met experts en welke veranderingen of nieuwe gebeurtenissen zich hebben voorgedaan. Geef mensen de kans om de voorbereidingen voor het evenement te volgen, nodig andere geïnteresseerden uit als partner, vraag hen om hun informatie over het komende evenement te verspreiden.
