Bij het afsluiten van een contract is het van groot belang om uw bedrijf zoveel mogelijk te beveiligen tegen alle mogelijke risico's. Hiervoor wordt de tegenpartij op gespecialiseerde sites gecontroleerd op de aanwezigheid van belastingschulden, deelname aan arbitragehoven, de aanwezigheid van vorderingen van haar partners, kopers of klanten. Vraag dan zeker het volgende pakket documenten aan.
Gevraagde documenten
Elke vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of naamloze vennootschap heeft een Handvest, dat geen handelsgeheim is en waarmee u de doelen en soorten activiteiten, de omvang van het toegestane kapitaal, de namen van de oprichters en andere nuttige informatie kunt achterhalen. Om u in het kader van een langdurige relatie volledig te beschermen tegen risico's, vraagt u best kopieën van de gevraagde documenten aan met het zegel en handtekening van de beheerder. De laatste pagina moet worden afgestempeld door de belastingdienst.
Kopieën van het OGRN (certificaat van staatsregistratie) en TIN (belastingregistratie) zijn ook vereist. Als een potentiële partner geïnteresseerd is in serieuze samenwerking, zal hij ook een nieuw uittreksel uit het Unified State Register of Legal Entities, het origineel of een gewaarmerkte kopie verstrekken. Een dergelijk document kan zowel worden ondertekend met de handgeschreven handtekening van een bevoegde ambtenaar in combinatie met het zegel van de afdeling als met een verbeterde elektronische handtekening - in overeenstemming met wet nr. 63-FZ zijn ze gelijkwaardig.
Als het bedrijf niet bekend is, is het de moeite waard om informatie te vragen over het gemiddeld aantal werknemers, kopieën van licenties voor verschillende soorten activiteiten, eigendomscertificaten of een huurovereenkomst voor gebouwen, documenten voor apparatuur, voertuigpaspoorten.
Documenten opgevraagd tijdens de controle door de Belastingdienst
Om jezelf volledig te beschermen tijdens een belastingcontrole, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle tegenpartijen “schoon” zijn. Vraag vóór het sluiten van een overeenkomst, evenals eenmaal per kwartaal, een gewaarmerkt afschrift van de btw-aangifte op met een merkteken bij aflevering aan de belastingdienst, informatie over de status van betalingen voor belastingen en heffingen. Ook is het in eerste instantie belangrijk om duidelijkheid te krijgen en is het beter om een officiële brief te krijgen over het toegepaste belastingstelsel.
Weten of een tegenpartij btw betaalt, is nodig om te weten, niet alleen om zeker te zijn van zijn eerlijkheid voor de wet. Als de vervoerder, leverancier of aannemer de btw niet op tijd betaalt, kan de betaling worden geïnd bij de consument van diensten of de koper en is het in dit geval best moeilijk om ruzie te maken met de belastingdienst.
Waar moet je op letten bij het sluiten van een contract?
Om te voorkomen dat de leverancier, aannemer of vervoerder zich in een geschil kan terugtrekken uit de contractvoorwaarden, is het van belang dat alle handtekeningen zijn gezet door bevoegde personen. Vaak worden een contract, specificaties, aanvragen, volmachten, UPD's, facturen, verrichte werkzaamheden en andere documenten ondertekend door managers of accountants. Als het voor de rechter komt, haalt het management gewoon de schouders op en ontslaat het zichzelf van elke verantwoordelijkheid voor de activiteiten van zijn medewerkers, ook al zijn ze op dat moment nog in de organisatie werkzaam.
Zorgvuldige controle over handtekeningen in documenten helpt deze situatie te voorkomen. Het is noodzakelijk om vooraf gewaarmerkte afschriften op te vragen van besluiten (notulen) over de aanstelling van een manager, een bevel over de aanstelling of aanwerving van een hoofdaccountant. Als de leider het recht heeft om voor hem te tekenen, dan de bijbehorende volgorde. Verkrijg zo nodig volmachten voor de personen die bevoegd zijn om de gevraagde documenten namens de onderneming te ondertekenen.
