Telefoongesprekken maken al lang deel uit van het zakenleven. Met hun hulp worden beslissingen gecommuniceerd, taken ontvangen en gerapporteerd, afspraken en annuleringen gemaakt. Onwetendheid over de etiquetteregels van telefoongesprekken kan leiden tot het stuklopen van veel overeenkomsten en wantrouwen bij partners en opdrachtgevers.
instructies:
Stap 1
Werk aan je stem. Neem indien mogelijk het gesprek met een van de zakenpartners op een dictafoon op en luister. Beoordeel het timbre van je stem, spreeksnelheid, intonatie en energie. Om de stem aangenamer te laten klinken, moet de ademhaling gelijkmatig zijn, moet de houding vrij zijn. Glimlach terwijl je praat - deze truc zal je stem warmer en aangenamer maken. Probeer parasitaire woorden te verwijderen als je ze gebruikt.
Stap 2
Bereid je voor op alle uitgaande gesprekken. Formuleer de doelen van het gesprek, de belangrijkste zinnen die je gaat gebruiken. Houd een notitieboekje en een pen bij de hand om aantekeningen te maken terwijl je praat. Wanneer ze u antwoorden, vergeet dan niet hallo te zeggen, uzelf voor te stellen en het bedrijf dat u vertegenwoordigt te noemen. Neem korte pauzes zodat de andere persoon u kan antwoorden en uw naam kan onthouden of opschrijven. Vraag of uw abonnee uw vragen kan beantwoorden. Indien het antwoord ja is, vermeld dan het doel van uw oproep.
Stap 3
Laat de gesprekspartner bij het beantwoorden van een inkomende oproep niet langer dan 3-4 keer overgaan. Zeg hallo en stel jezelf voor. Als u telefoneert, moet u uw gedachten afleiden van alle andere activiteiten en gesprekken. Als je tijd nodig hebt om de vragen van de ander te beantwoorden, noteer dan de contacten en bied aan hem terug te bellen als je er klaar voor bent. Als u een oproep moet doorverbinden, vermeld dan duidelijk de essentie van de vraag aan uw collega, zodat de beller deze niet hoeft te herhalen. Aan het einde van het gesprek bedank je de andere persoon voor het contact met je opnemen.
Stap 4
De regels van de telefoonetiquette zeggen dat de abonnee die heeft gebeld, als eerste ophangt en afscheid neemt. Hij belt ook terug in geval van communicatieonderbreking. Houd bij het plannen van een telefoongesprek rekening met het tijdstip: het uur aan het begin en het uur aan het einde van de werkdag, wanneer de abonnee mogelijk dringende zaken heeft, wordt als mislukt beschouwd, evenals de lunchpauze.
