Een notariële kopie heeft de rechtskracht van het origineel, maar niet altijd. Veel instellingen accepteren bijvoorbeeld niet eens een kopie van het paspoort en de volmacht, omdat ze het origineel niet kunnen vervangen. En niet alle kopieën kunnen worden gewaarmerkt door een notaris.
Elke persoon kan een kopie bij een notaris waarmerken als hij in het bezit is van een identiteitskaart (paspoort of ander document). Een natuurlijke persoon en een rechtspersoon kunnen een aanvraag indienen, maar de vereisten voor de kopieën die ze willen certificeren zijn verschillend.
Een kopie van een document van een persoon moet paspoortgegevens en adres op de plaats van registratie bevatten.
Een kopie van documenten van een rechtspersoon moet alle nodige gegevens bevatten: nummer, datum, zegel, handtekening van een ambtenaar, enz.
De kopie wordt alleen gewaarmerkt door een notaris als de klant het originele document heeft. Als het origineel bovendien correcties bevat (naschrift, schrappingen), wordt de certificering geweigerd.
Om erachter te komen of een kopie van een specifiek document juridisch bindend is, moet u vooraf een advocaat en een notaris raadplegen, waarin de situatie wordt beschreven waarin de cliënt de kopie wil gebruiken. Veel verandert ten opzichte van de situatie: bijvoorbeeld in de rechtbank is zelfs een notariële kopie als bewijs misschien niet genoeg. Of misschien genoeg - het hangt af van het geval dat wordt overwogen. Er zijn te veel nuances in dit soort zaken en je kunt niet zonder de hulp van een advocaat.
Wel is het noodzakelijk om te weten welke documenten een notaris wel en niet mag waarmerken.
Wat kan worden verzekerd?
Kopieën zonder notariële stempel worden meestal als ongeldig beschouwd. Gelukkig is de lijst met documenten, waarvan kopieën onderworpen zijn aan certificering, breed. Waaronder:
- persoonlijke documenten die daden van burgerlijke staat bevestigen - dit zijn certificaten van geboorte, huwelijk, echtscheiding, overlijden;
- identiteitsdocumenten - hetzelfde paspoort;
- ontvangstbewijzen en promessen;
- documenten van rechtspersonen: statuten, vergunningen, certificaten, registratiebewijzen, financiële documenten, enz.;
- documenten die auteursrechtelijke bescherming nodig hebben: manuscripten, diploma's of scripties, wetenschappelijke papers;
- Werkgeschiedenis;
- rechterlijke beslissingen;
- schenkings- en verkoopcontracten;
- certificaten, ontvangstbewijzen;
- huwelijkscontracten.
In feite is de lijst erg lang en zullen de meeste documenten worden gewaarmerkt door een notaris. U hoeft alleen na te gaan of deze kopie geldig is als het origineel in het dossier van de klant.
Wat kan niet worden gegarandeerd?
De notaris weigert een kopie van het document te waarmerken als:
- er zijn grove correcties op het origineel;
- het origineel is geschreven met een potlood of iets dat gemakkelijk uit te wissen is;
- op het origineel is niet de gehele tekst van het document of een deel ervan onleesbaar geschreven;
- het origineel is fysiek beschadigd;
- de originele pagina's zijn niet gebonden, er staan geen serienummers op;
- het origineel was niet gelegaliseerd.
