Het opstellen van openbare niet-financiële rapporten is een relatief nieuwe trend in het maatschappelijk georiënteerde Russische bedrijfsleven. Het openbare rapport van het bedrijf heeft weinig te maken met het interne rapportagesysteem en verschilt fundamenteel van de boekhoudkundige analyse, daarom heeft het proces van het opstellen van het document zijn eigen essentiële kenmerken.
Transparantie van zakelijke informatie
Openbare rapporten kwamen uit het Westen naar het binnenlandse bedrijfsleven, waar ze decennialang werden gebruikt als een mechanisme om informatietransparantie in de activiteiten van organisaties te creëren. In de Verenigde Staten en Europa publiceren alle grote bedrijven in de regel jaarlijks rapporten over duurzame ontwikkeling, waarin ze informatie geven over de sociale component van hun werk en maatregelen om het milieu te beschermen.
Meestal worden dergelijke rapporten opgesteld door niet-mijnbouw-, industriële en productiebedrijven uit een groot marktsegment. In de documenten noteren ze samen met de jaarlijkse productievolumes welke voordelen ze hebben gebracht voor de samenleving. Openbare rapporten bestaan dus voornamelijk uit de resultaten van de liefdadigheidsactiviteiten van de organisatie, de naleving van de milieuwetgeving, de deelname aan de ontwikkeling van het maatschappelijk middenveld en de ondersteuning van maatschappelijke initiatieven.
De trend van de afgelopen jaren wijst op een toenemende belangstelling van middelgrote en zelfs kleine bedrijven voor het opstellen van openbare rapporten, wat wijst op het nut van dit mechanisme voor het bereiken van bedrijfsdoelstellingen. Kleine marktpartijen hebben het inzicht ontwikkeld dat informatie over sponsoring van sportverenigingen en patronage van een kunstacademie, ook met lage financiële kosten, zeker openbaar moet worden.
De belangrijkste geadresseerden van openbare rapporten zijn:
- een breed publiek - consumenten van diensten en goederen, de bevolking van de regio waar het bedrijf actief is;
- zakenpartners - oprichters van het bedrijf, bestuursleden, vertegenwoordigers van de klantenservice, aannemers en zelfs concurrerende organisaties;
- massa media;
- bedrijfswerknemers.
Een openbaar rapport is een document dat is aangepast voor een breed scala aan belanghebbenden en dat van invloed is op de schrijfstijl, het grafisch ontwerp en de keuze van de informatie voor indiening.
Keuze van informatie
Het verzamelen van informatie voor openbare rapportage is aan de gang. Het beste is om een aparte stafeenheid toe te wijzen om deze werkzaamheden uit te voeren. De taken van een werknemer moeten in dit geval de systematische verzameling van informatie van alle structurele afdelingen van de onderneming omvatten volgens geverifieerde criteria.
Dergelijke informatieblokken moeten alle informatie bevatten over de uitvoering van sociale projecten, namelijk: ontmoetingen met overheidsfunctionarissen, consumenten, werken aan oproepen van burgers, liefdadigheidsevenementen, enz.
Zoals vaak wordt opgemerkt in de methodologische materialen voor het opstellen van rapporten, dwingt het proces van het verzamelen van informatie zelf bedrijven tot de noodzaak om liefdadigheidssteun te vergroten, nieuwe sociale projecten op te zetten, subsidies aan te kondigen, enz.
Grote ondernemingen bedenken in de regel niet hun eigen "recepten" voor het opstellen van openbare rapporten, maar gebruiken GOST ISO 26000 "Richtlijnen voor sociale verantwoordelijkheid", die alle fundamentele doelen van het maken van openbare documenten groepeert.
Indiening van informatie
Een belangrijk criterium voor een kwalitatief hoogstaand openbaar verslag is de beschikbaarheid van beleving voor een breed scala aan mensen. Dergelijke documenten moeten voor bijna elke geïnteresseerde persoon begrijpelijk zijn, dienen als een betrouwbare bron van informatie en vereisen geen aanvullende verzoeken aan het bedrijf om opheldering.
Vaak hebben openbare rapporten een groot aantal grafieken, grafieken en tabellen, wat de presentatie van informatie vereenvoudigt. Foto's zijn ook een belangrijk onderdeel van een kwalitatief openbaar rapport.
De praktijk leert dat de lay-out van een openbaar rapport eerder naar een brochure zou moeten neigen dan naar een documentaire presentatie. Meestal heeft een openbaar rapport een horizontaal formaat.
De structuur van het document omvat een titelpagina, inhoud, een inleiding, die kan worden vervangen door een welkomstwoord door het hoofd van de organisatie, het hoofdgedeelte, een conclusie en een terminologisch woordenboek. De alfabetische index maakt het ook gemakkelijker om door het document te navigeren, maar kan omwille van de lengte worden weggelaten.
Verspreiding van het openbare rapport
Het gedrukte openbare rapport is bedoeld om te worden verzonden naar de belangrijkste geadresseerden - oprichters, evenals zakelijke partners. In elektronische vorm wordt het openbare verslag op de officiële website geplaatst en naar vertegenwoordigers van de media gestuurd.
Om de medewerkers van de organisatie op de hoogte te stellen, wordt een elektronische versie van het openbare rapport naar de onderdelen van de organisatie gestuurd.
