In een druk werkschema kan het moeilijk zijn om tijd vrij te maken, niet alleen voor de lunch, maar ook voor een pauze van vijf minuten. Werken in een noodmodus leidt niet alleen tot lichamelijke vermoeidheid. Psychisch ongemak bouwt zich op, wat depressie kan veroorzaken. Daarom is het noodzakelijk om de werkdag competent te organiseren om taken zonder al te grote inspanningen te kunnen uitvoeren.
Tijdmanagementmatrix - Hoe het te bouwen
De meest populaire manier om de werktijd te optimaliseren is de Eisenhower Matrix. Dit is het eerste dat wordt geleerd om in te halen in timemanagementtrainingen. In een eenvoudige tabel met vier cellen worden taken geschreven, gedeeld door prioriteit. In het vierkant linksboven - dringend en belangrijk. Dit omvat het oplossen van acute crisiswerkmomenten, urgente taken, projecten waarvan de deadlines naderen. Rechtsboven - belangrijke, maar niet zo dringende zaken. Dit is het plannen van nieuwe projecten, het evalueren van de effectiviteit van voltooide projecten, de huidige dagelijkse taken, het identificeren van nieuwe activiteitsgebieden. De cel linksonder - taken die minder belangrijk zijn, maar dringend. Dit omvat telefoongesprekken, sommige vergaderingen, overweging van dringende materialen, sociale activiteiten. En de laatste cel rechtsonder - zaken die niet belangrijk en niet urgent zijn. Dit is routinewerk, wat telefoontjes, amusement.
De meest effectieve werkdag wordt beschouwd als die waarin het vierkant rechtsboven maximaal is gevuld - met zaken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Dit betekent dat er tijd is om alle toegewezen taken uit te voeren, alles verloopt volgens plan, er is geen noodsituatie voorzien. Als het vierkant linksboven vol is, betekent dit dat veel taken "voor later" zijn uitgesteld en dat je nu de opgehoopte hoop dringende en zeer belangrijke zaken moet opruimen. Tegelijkertijd stapelen zich dingen op die belangrijk zijn, maar niet urgent, die ook moeten gebeuren, maar daar is geen tijd voor. En na de voltooiing van de noodsituatie wordt de volgende gevormd vanwege het feit dat de voormalige, niet-dringende gevallen al lang geleden de deadlines voor hun implementatie hebben bereikt.
Om een dergelijke ontwikkeling van gebeurtenissen te voorkomen, is het noodzakelijk om de Eisenhower-matrix regelmatig op te stellen, en niet alleen op een werkdag. De meest effectieve managers doen dit meerdere keren. Aan het einde van de maand - de volgende, de hoofdtaken verdelen over de cellen. Aan het einde van de week - de volgende, het huidige werk in de vierkanten strooien en aanpassingen maken. En voor het einde van de werkdag - de volgende, het opstellen van een plan van primaire zaken. Zo'n verdeling van verantwoordelijkheden duurt vijf tot tien minuten en zorgt ervoor dat je je hoofd niet hoeft te breken over welke dingen je eerst moet doen en welke - later.
Constante crunch - wat te doen?
Als de zaken zich opstapelen en zich opstapelen en acht uur van de werknemer niet genoeg is om alle taken uit te voeren, is het de moeite waard om bevoegdheden te delegeren. Misschien zijn er te veel taken ingesteld die niet door één medewerker kunnen worden afgehandeld. Deze situatie is de moeite waard om het management te verduidelijken. Om dit te doen, moet u een takenlijst maken met subitems - wat u moet doen om de taak te voltooien. Beter nog, plan de bestede tijd. Dit zal de baas duidelijk laten zien dat het onrealistisch is om het hele werkvolume voor één persoon aan te kunnen. In dit geval kan een deel van de taken bij de manager worden verwijderd en worden overgedragen aan een andere medewerker.
