Een bevestigingsbrief is een blijk van respect voor een organisatie die u heeft benaderd met een aanbod. Zelfs als je weigert, zal het bevestigen dat de vraag niet genegeerd is je de kans geven om je tegenstander niet te beledigen en, indien nodig, later terug te keren naar de dialoog.
Noodzakelijk
- - gegevens van uw bedrijf;
- - gegevens van het bedrijf van de geadresseerde.
instructies:
Stap 1
Als u namens een bedrijf of organisatie een bevestigingsbrief schrijft, doe dit dan op briefpapier. Het hoofd van het document moet de naam van uw bedrijf, het wettelijke adres, het registratienummer van de hoofdstaat, het individuele belastingnummer, contactnummers bevatten, soms worden de website en het e-mailadres van het bedrijf vermeld. Al deze informatie moet in de linkerbovenhoek van een A4-blad staan. Als de brief afkomstig is van een particulier, vermeld dan uw achternaam, voornaam, patroniem, vaste woonadres en contactgegevens.
Stap 2
Schrijf rechts tegenover de gegevens van de afzender de gegevens van de geadresseerde: naam van de organisatie, postadres, functie en achternaam, voornaam, patroniem van de persoon aan wie deze bevestigingsbrief persoonlijk moet worden bezorgd.
Stap 3
Geef linksonder de datum van opmaak van het document en het uitgaande serienummer aan. Schrijf vervolgens in het midden de naam van de brief, die de essentie en de inhoud van de vraag moet weerspiegelen. Bijvoorbeeld 'Bevestiging van ontvangst van een uitnodiging voor een seminar'.
Stap 4
Schrijf vervolgens de tekst van de brief zelf. Hij moet beknopt en specifiek zijn, zonder onnodige woorden en emoties. Je doel is simpelweg om de geadresseerde duidelijk te maken dat zijn voorstel wordt geaccepteerd of gewoon niet wordt genegeerd. Je hoeft het niet eens te zijn met het voorstel bij je brief, maar je kunt wel aandacht en respect tonen, ook als je iets weigert, het allerbelangrijkste is de terugslag om de relatie in stand te houden. U kunt eenvoudig de ontvangst bevestigen van een uitnodiging voor een evenement of de ontvangst van deze of gene informatie. Spreek in de tekst van de brief de geadresseerde aan met naam en patroniem.
Stap 5
De brief moet in tweevoud worden gedrukt en worden ondertekend door het hoofd van de organisatie of de afzender, als hij daartoe gerechtigd is. Eén exemplaar blijft bij u, het tweede gaat naar de geadresseerde.
