Een organisatorisch en administratief document wordt een protocol genoemd, waarin het verloop van de bespreking van onderwerpen en besluitvorming in vergaderingen, vergaderingen, vergaderingen en conferenties van collegiale organen is vastgelegd.
Noodzakelijk
Vergadering, notulen
instructies:
Stap 1
Het protocol wordt zowel op algemene formulieren als op blanco standaardvellen op A4-formaat opgesteld en bevat de volgende opgesomde gegevens:
- naam van het type document en het serienummer;
- de datum;
- plaats van opstelling van het protocol;
- titel van de tekst;
- tekst;
- handtekeningen van de voorzitter en secretaris.
Stap 2
De volgende gegevens moeten in de protocolkop worden geplaatst:
- volledige naam van de organisatie;
- soort document (d.w.z. protocol);
- datum en nummer;
- plaats van opstelling van het protocol;
- direct de titel zelf bij de tekst De naam van de organisatie wordt aangegeven met de organisatie- en rechtsvorm en komt overeen met de officieel vastgestelde naam (in het reglement of statuut van de organisatie). Ook wordt de rechtsvorm voluit geschreven, en niet in de vorm van een afkorting.
Stap 3
In het inleidende gedeelte worden de aanwezigen op de vergadering vermeld en tevens vermeld wie als voorzitter en wie als secretaris heeft opgetreden. Als dit de notulen zijn van een productievergadering, dan moet voor alle aanwezigen de naam van de functie worden vermeld. Het inleidende gedeelte wordt afgesloten met een agenda. De volgende invoer is toegestaan: Er waren… mensen.
Stap 4
Het belangrijkste deel van het protocol moet volgens het volgende schema worden gestructureerd: GELUID - GESPREID - BESLOTEN (BESLOTEN) afzonderlijk voor elk punt op de agenda en met een hoofdletter - een korte weergave van de inhoud van het rapport, bericht. In het gedeelte SPEAKERS is de omtrek hetzelfde. In de rubriek HET IS BESLOTEN is het noodzakelijk de genomen besluiten puntsgewijs weer te geven. De tekst van het protocol wordt ondertekend door de secretaris en de voorzitter.
