Ondanks de overvloed aan communicatiekanalen blijft e-mail het meest betrouwbaar voor zakelijke contacten. Het duidelijke nadeel vóór verbaal contact is dat de ontvanger de brief gewoon kan negeren. Om niet in de leegte te schrijven, is het belangrijk om de regels van zakelijke e-mailcorrespondentie te kennen.
Het thema is het hoofd
De effectiviteit van elektronische zakelijke correspondentie hangt grotendeels af van het juiste onderwerp. Nadat hij door de lijst met verzonden berichten is gescrold, zal de ontvanger waarschijnlijk aan het einde van de werkdag een brief zonder onderwerp achterlaten, waarbij hij de voorkeur geeft aan belangrijkere titels.
Onderwerp in het formaat "van Alexander", "voor Vitaly" en andere abstracte koppen zijn alleen geschikt als de ontvanger op een brief wacht en in een recent gesprek is geïnformeerd over de op handen zijnde verzending van belangrijke informatie. Voor alle andere gevallen zijn dergelijke onderwerpen ongelukkig. Ze weerspiegelen niet de reden van het beroep, de essentie van de brief en het belang.
Een goed gedefinieerde zin van 2-4 woorden wordt als een goed onderwerp beschouwd. Bijvoorbeeld: "Conceptrapport ter goedkeuring", "Commercieel aanbod van LLC" Business-Trade "," Over de levering van leisteen "," Slate. Voorstel ter overweging".
Ongeacht het doel van het beroep, moet de auteur van de brief voorzichtig zijn om de aandacht te trekken. Dus notities "Dringend!", "Directeur persoonlijk", "Belangrijk!" moet alleen in de onderwerpregel worden vermeld in gevallen waarin het bericht echt een extreme mate van betekenis heeft, en niet alleen voor de afzender, maar ook voor de ontvanger. Als elke brief van dezelfde contactpersoon gepaard gaat met onterechte tekenen van aandacht, zal de ontvanger niet meer reageren en in extreme gevallen doorsturen naar de zwarte lijst of doorverwijzen naar ondergeschikten.
In beroep gaan
De e-mail moet beginnen met een bericht. Het is absoluut noodzakelijk om de volledige naam van de ontvanger te gebruiken en deze foutloos te schrijven. Een attente geadresseerde die een spelfout in zijn naam opmerkt, zal zeker het vertrouwen in de opsteller van de oproep verliezen en de interesse om de dialoog voort te zetten.
Om dit te voorkomen, zelfs bij massamailing, moet u niet nalaten de tekst van de begeleidende brief te proeflezen voordat u deze verzendt. Fouten kunnen meestal worden verborgen in hoofdletters bij het adresseren, schrijven van complexe achternamen. Ongeacht de status van de ontvanger, is het correcter om op naam en patroniem toe te passen, als ze niet bekend zijn, is het toegestaan om traditioneel neutrale constructies te gebruiken: "Goedemiddag", "Hallo". Als de auteur en de ontvanger van de brief in verschillende tijdzones wonen, is het volgende beroep toegestaan: "Goedendag", "Goed uur".
Waardeer je eigen en andermans tijd
De e-mail moet kort, duidelijk en vrij zijn van vervelende of onnodige details. Deze kwaliteit is vooral belangrijk in gevallen waarin elektronische correspondentie het begin is van zakelijke samenwerking, en niet de voortzetting ervan.
In het eerste lid van het beroepschrift dient de auteur zich voor te stellen indien de correspondentie niet eerder is gevoerd of gedurende lange tijd is onderbroken. Het optimale ontwerp hiervoor is de traditionele uitdrukking: Je maakt je zorgen over Vasily Kuznetsov, een medewerker van Business Trade. Ik wil graag ons gesprek voortzetten over de behandeling van het voorstel voor de levering van een zender”.
Verder dient het aanbod zelf zo beknopt mogelijk te worden gepresenteerd en dient als uitgebreide informatiebron een commercieel aanbod bij de brief te worden gevoegd.
Alle volledige gedachten in een zin moeten logisch in alinea's worden verdeeld, lijsten moeten worden ingevoerd, vetgedrukte markeringen en onderstrepingen moeten op de juiste manier worden gebruikt, wat de perceptie van de lezer van informatie verbetert en de tijd vermindert om zich in het onderwerp onder te dompelen. Meestal bevat een e-mail zelden meer dan 3-5 alinea's.
Definitieve constructie
Het is redelijk om e-mails af te sluiten met een zakelijk afscheid in de stijl: "Met de beste wensen, …", "Met vriendelijke groet, …", enz. Maar met afscheidswoorden als "Altijd van jou, …", moet u zo voorzichtig mogelijk zijn, aangezien informele toon en overmatige convergentie voor de ontvanger dubbelzinnig kunnen zijn.
De handtekening moet vergezeld gaan van contactgegevens. Het is belangrijk om telefoonnummers, fax, de officiële website van de organisatie die wordt vertegenwoordigd te vermelden, evenals een back-up e-mailadres, omdat de ontvanger het contactadres in de brief zelf ziet.
Gedachten die tijdens het opstellen van een document naar voren komen, mogen niet worden geformaliseerd in een naschrift. Zoals u weet, is een dergelijke uitdrukking van late ideeën om te schrijven alleen geschikt in persoonlijke correspondentie. En met elektronisch typen kunt u de tekstinhoud van het beroep op elk moment wijzigen. Gebruik in een brief P. S. kan negatief worden opgevat door de ontvanger, die niet voor niets zou kunnen denken dat de geadresseerde de tijd nam om op harmonieuze wijze aanvullende informatie in de brief op te nemen en besloot zich te beperken tot een snel naschrift.
