Aankopen, offertes … Deze woorden kunnen iemand bang maken die geen speciale kennis heeft op het gebied van het verwerven van materiële waarden voor een organisatie of onderneming. Inmiddels is een offerteaanvraag de eenvoudigste vorm van een aanbesteding in vergelijking met een veiling en bieden.
Volgens 44-FZ, dat de procedure voor het indienen van offertes regelt, die op 1 januari 2014 in werking is getreden, is de belangrijkste parameter bij de beoordeling daarvan de prijs. De winnaar is de bieder die de laagste waarde van de goederen heeft aangegeven. Met de rest van de kenmerken wordt simpelweg geen rekening gehouden.
Een offerte is een juridisch document dat aan een aantal eisen moet voldoen. De naam van de organisatie, postadres, bankgegevens, TIN van de inkoopdeelnemer worden verplicht. Voor elk product wordt een offerte aanvraag gemaakt. In overeenstemming hiermee moet het de namen van goederen bevatten met aanduidingen van hun kenmerken, de prijs van de goederen. Bovendien moet een ondernemer of een organisatie die aan de aanbesteding wil deelnemen, bij het winnen van de aanbesteding noodzakelijkerwijs hun toestemming hechten aan de uitvoering van de voorwaarden van het contract.
Volgens 44-FZ is het de bedoeling dat offertes worden ingediend via een uniform informatiesysteem. Tot nu toe is deze functie echter niet gerealiseerd, zodat offertes per e-mail worden ingediend. Om massale verspreiding van informatie uit te sluiten, moet de offerteaanvraag worden ondertekend met een EDS. De ontvanger van de offerteaanvraag stuurt in een reactiebericht een ontvangstbevestiging van de aanvraag met vermelding van de functie en naam van de ontvanger, alsmede de datum en het exacte tijdstip van ontvangst. Er wordt één dag uitgetrokken voor de behandeling van de aanvraag.
Het moet gezegd worden dat elke andere communicatie tussen de ontvanger en de afzender van de offerte-opdracht niet is toegestaan.
