Registratie van documenten is een proces dat wordt uitgedrukt in het vastleggen van referenties over een specifiek document wanneer het wordt verzonden, ontvangen of gemaakt. Momenteel worden journaal-, kaart- en geautomatiseerde vormen van documentregistratie gebruikt.
Interne registratie van documenten is een integraal onderdeel van de activiteiten van een staats- of gemeentelijk orgaan, instelling, commerciële organisatie of individuele ondernemer. In de praktijk komt dit proces neer op het vastleggen van basisinformatie over het document in een speciaal formaat dat wordt gebruikt voor interne registratie.
In dit geval zijn meestal niet alleen inkomende en uitgaande documenten onderworpen aan interne registratie, maar ook papieren die in de organisatie zelf zijn aangemaakt (bijvoorbeeld contracten met tegenpartijen). Verantwoordelijkheden voor het registreren van documenten worden vaak toegewezen aan een secretaresse of klerk, in grote organisaties worden hele afdelingen gecreëerd om dit proces te optimaliseren.
Wat zijn de vormen van interne registratie van documenten?
De meest voorkomende vorm van interne registratie van documenten is nog steeds de journaalregistratie. In dit geval wordt informatie over de documenten ingevoerd in een speciaal dagboek, verdeeld in verschillende kolommen. Zorg ervoor dat u gegevens invoert over de datum van ontvangst, verzending of aanmaak van het document, het registratienummer, de naam en de korte beschrijving ervan.
Een alternatieve vorm is kaartregistratie van documenten, waarbij informatie over elk document op een aparte kaart wordt ingevoerd, waarvan de regels voor het invullen vooraf zijn goedgekeurd. Ten slotte wordt de meest vooruitstrevende vorm beschouwd als geautomatiseerde documentregistratie, waardoor papierwerk wordt geminimaliseerd.
Wat is de meest geschikte vorm voor de organisatie?
De journaalvorm van interne registratie van documenten kan effectief worden gebruikt in kleine organisaties, waar één specialist verantwoordelijk is voor de uitvoering van de relevante procedures. Het nadeel van dit formulier is dat het niet mogelijk is om met meerdere medewerkers tegelijk aan de registratie van documenten te werken, waardoor het niet geschikt is voor grote bedrijven. Bovendien ontstaat bij aanwezigheid van verschillende tijdschriften voor registratie van documenten (bijvoorbeeld in verschillende afdelingen) vaak verwarring met hun registratiegegevens.
Deze nadelen worden ondervangen door gebruik te maken van het interne registratiekaartformulier, waarmee u snel en efficiënt informatie over een willekeurig aantal documenten kunt vastleggen. Als het bedrijf ernaar streeft om papierwerk tot een minimum te beperken, wordt aanbevolen om een geautomatiseerd intern registratieformulier te gebruiken, waarvoor gespecialiseerde software nodig is.
