Meubels die op de balans van een onderneming of organisatie staan, kunnen niet zomaar worden weggegooid. Eerst moet u het meubilair van de balans verwijderen, dat wil zeggen, afschrijven. En dat vraagt om goede redenen en een goed opgesteld pakket aan documenten.
Elk meubel heeft een inventarisnummer. Dit kan een apart nummer zijn voor een item met een hoge waarde, of een nummer voor een groep items met een kleine waarde. In de regel wordt eenmaal per jaar bij de onderneming een inventarisatie uitgevoerd, dat wil zeggen, het beschikbare meubilair wordt gecontroleerd en de werkelijke hoeveelheid meubilair wordt vergeleken met het opgegeven aantal in de inventarislijst. De inventarislijst wordt verstrekt door de accountant van de onderneming, die de inventarisatie uitvoert.
De gemiddelde levensduur van moderne meubels is 5 jaar. Na deze tijd kan het meubilair van de balans van het bedrijf worden afgeschreven. Ook meubelen die onbruikbaar zijn geworden door schending van bedrijfsvoorwaarden zijn onderhevig aan afschrijving. Daarnaast heeft het meubel een garantietermijn, waarna het ook afgeschreven kan worden, als daar goede redenen voor zijn.
Om meubels af te schrijven, benoemt het hoofd van de onderneming een commissie door een speciale bestelling. Een dergelijke commissie wordt doorgaans benoemd voor een periode van maximaal 1 jaar. Deze commissie houdt een vergadering over de kwestie van het ontmantelen van meubilair. Ter bevestiging van de vergadering van de commissie wordt een protocol opgesteld. De notulen van de vergadering van de commissie voor de verkoop van vaste activa moeten vermelden:
- volledige naam van de onderneming;
- voorzitter en samenstelling van de commissie;
- agenda: afschrijving financiële activa;
- een lijst van de af te schrijven voorraad van het bedrijf met vermelding van de inventarisnummers, hoeveelheid;
- stemuitslag: aantal stemmen voor, aantal stemmen tegen, unaniem, etc.;
- het besluit van de commissie.
Elk van de leden van de commissie moet een persoonlijke handtekening zetten onder de in het document ingevoerde gegevens.
Naast de notulen van de commissievergadering bevat het pakket aan documenten voor het afschrijven van inboedels een gebrekkige handeling, een akte voor het afschrijven van niet-financiële activa en een taxatierapport.
De gebrekkige handeling vermeldt ook de volledige naam van de onderneming, de achternaam en voorletters van het hoofd van de onderneming, de samenstelling van de commissie, de naam van de voor afschrijving aangeboden vaste activa, evenals de redenen voor de afschrijving uit. Dergelijke redenen zijn onder meer defecten die zijn ontstaan tijdens langdurig gebruik:
- vervorming van het metalen frame;
- onomkeerbaar effect van corrosie op metalen elementen van meubels;
- barsten, delaminatie, zwelling, vervorming van houten delen van meubels;
- burn-out, verslechtering van meubelstof;
- de vorming van tranen, slijtage;
- de vorming van niet-verwijderbare vlekken op houten, metalen delen van meubels, evenals op de stof van de bekleding van gestoffeerde meubels;
- deuken, vilten van drukwerk;
- chips, krassen, scheuren op het werkoppervlak;
- verlies van esthetische eigenschappen;
- verslechtering van bevestigingsmiddelen, deurscharnieren, defecten in spijkerverbindingen, barsten van houten deuvels, losraken van knoopverbindingen, enz.
Ook moet een waarderingsakte van vaste activa worden opgesteld, die informatie weergeeft over de afvalstoffen die zijn verkregen als gevolg van verwijdering en die inkomsten voor de onderneming kunnen opleveren. In de meeste gevallen zijn dit spanen en schroot. De wet geeft de hoeveelheid ontvangen materialen aan, hun prijs en de totale kosten.
De wet op de afschrijving van immateriële activa, die is opgesteld op een standaardformulier, geeft aan:
- de naam van de voor afschrijving aangeboden vaste activa,
- inventaris nummer,
- jaar van ingebruikname,
- aantal maanden werking,
- aantal eenheden vaste activa,
- boekwaarde van materiële vaste activa,
- Bedrijfsnaam,
- de naam van de financieel verantwoordelijke.
In de gebrekkige akte, de aanslagwet en de afschrijvingswet moeten de leden van de commissie een persoonlijke handtekening zetten met een afschrift.
Een compleet pakket documenten voor de afschrijving van meubilair van de onderneming, inclusief de notulen van de vergadering van de commissie, de gebrekkige handeling, de akte van taxatie, de handeling van het afschrijven van niet-financiële activa, ondertekend door alle leden van de commissie, de voorzitter van de commissie, met het zegel van het bedrijf wordt voorgelegd aan de boekhoudafdeling van het bedrijf, waar de definitieve beslissing wordt genomen en naar de ongeschiktheid van het meubilair wordt geschrapt van de balans van de onderneming.
