Alle documenten van de organisatie dienen in het archief te worden bewaard. Het belastingwetboek stelt bijvoorbeeld dat primaire documenten, documenten die de betaling van belastingen bevestigen en andere vier jaar lang moeten worden beschermd. Maar er zijn ook dergelijke documenten die na een jaar vernietigd kunnen worden, bijvoorbeeld vakantieroosters. De verwijdering moet worden uitgevoerd nadat de handeling is uitgevaardigd.
instructies:
Stap 1
Ten eerste moet worden opgemerkt dat documenten die "hun doel hebben gediend" alleen in de wet kunnen worden opgenomen als de periode is verstreken vóór 1 januari van het jaar waarin een dergelijk document wordt opgesteld, dat wil zeggen documenten van 2010 moeten worden opgenomen in de wet pas in 2016.
Stap 2
Maak, alvorens een akte op te stellen en de documentatie te vernietigen, inventarissen die moeten worden goedgekeurd door het hoofd van de organisatie en stel een protocol op.
Stap 3
Het is raadzaam om een akte op te stellen in de vorm van een tabel. Geef in de rechterbovenhoek de details van de organisatie op. Schrijf dan hieronder in hoofdletters “Ik keur het goed”, in een vaste regel, geef hieronder de functie aan (manager, algemeen directeur, etc.), dan de achternaam en voorletters. Geef hieronder de datum van opstelling van de akte aan.
Stap 4
Geef daarna het doel aan, bijvoorbeeld om verlopen documenten te markeren voor vernietiging. Geef vervolgens de redenen op, bijvoorbeeld "op basis van de lijst met typische organisatiedocumenten …"
Stap 5
Hieronder vindt u het tabelgedeelte, dat uit acht kolommen bestaat. De eerste is het serienummer. De tweede is de naam van het document, bijvoorbeeld vakantieroosters of correspondentie over werk met personeel. De derde is de einddatum, dat wil zeggen de datums die als laatste in het document worden aangegeven, bijvoorbeeld het vakantieschema eindigt in 2010, dus u moet "2010" schrijven. U hoeft hier de maand niet op te geven.
Stap 6
Vervolgens komt de kolom met de inventarisnummers, staan die er niet bij, dan kun je streepjes neerzetten. Noteer vervolgens de index van de zaak volgens de nomenclatuur, bijvoorbeeld grafiek 05-20, waarbij 05 de afdelingsindex is en de tweede twee cijfers het volgnummer van de zaak.
Stap 7
Geef daarna het aantal opslageenheden aan, de grafiek kan bijvoorbeeld in een enkele kopie staan, maar de overeenkomst met frames is in het meervoud. Vul dan het vakje in met de bewaartermijnen volgens het naslagwerk. Vul aan het einde, indien nodig, de kolom "opmerking" in.
Stap 8
Schrijf na het deel in tabelvorm dat de inventarissen beschikbaar zijn en goedgekeurd zijn door het protocol van het hoofd met vermelding van het nummer en de datum van opstelling.
Stap 9
Vat vervolgens het totaal samen, dat wordt uitgedrukt in het aantal stukken documenten dat klaar is voor vernietiging, zo werden in de periode 2006-2010 234 stukken vernietigd.
Stap 10
Vervolgens controleert de beheerder alle gegevens nogmaals en ondertekent het document.
