Dwight David Eisenhower was de 34e president van de Verenigde Staten. Hij had veel te doen, dus besloot hij zijn eigen planningssysteem te maken, zodat hij altijd alles bij kon houden.
Eisenhower stelde voor om een prioriteitsmatrix te gebruiken om zaken te plannen. Het is gebaseerd op prioritering volgens de criteria van het belang en de urgentie van de taken. Cases zijn onderverdeeld in vier categorieën:
… Dit zijn dingen die morgen te laat zullen zijn. Deze zaken moeten in de eerste plaats zonder mankeren worden afgehandeld. Eisenhower suggereerde dat deze kolom altijd leeg zou moeten zijn omdat: als u een dringende taak heeft, evalueert u onmiddellijk het belang en de urgentie en begint u deze uit te voeren. Diverse onvoorziene omstandigheden, overmacht, doktersbezoeken, dringende oproepen kunnen in deze rubriek ingevuld worden. Je moet zulke dingen meteen proberen te doen, ze mentaal in deze categorie brengen.
… In de regel zijn het deze activiteiten die de productiviteit van de activiteit het meest beïnvloeden. Zij zijn het die zo vaak worden uitgesteld tot later, daarom storten ze zich in staart- en spoedklussen en kunnen ze veilig worden overgeheveld naar categorie A. Dit zijn zaken die direct moeten worden afgehandeld als er geen zaken in kolom 1 staan.
Dit zijn dingen die onmogelijk te weigeren lijken, maar ze brengen het grootste deel van onze tijd door, terwijl ze ons niet naar het doel brengen en ons geen enkel voordeel opleveren. Cases in deze kolom moeten zorgvuldig worden bekeken. Zijn ze je tijd waard, moet je ze vervullen? Eisenhower raadde u aan op zoek te gaan naar mensen die deze taken met hetzelfde succes of beter voor u kunnen uitvoeren.
… Dit zijn de meest onproductieve dingen om te doen. Op sociale netwerken zitten, door tijdschriften bladeren, tv kijken - het kost veel tijd en levert een minimum aan voordeel op. Als zulke dingen een gewoonte zijn geworden, moet je er geleidelijk van afkomen, waardoor de tijd die eraan wordt besteed, wordt verkort.
U kunt uw zaken goed verdelen door de vragen te stellen: Is deze taak belangrijk? Wat gebeurt er als je het morgen doet? Wat gebeurt er als je het helemaal niet doet? Op deze manier kunt u prioriteit geven aan de dingen die u echt eerst nodig hebt en geen tijd verspillen.
