Veel grote bedrijven sturen specialisten die voor hen werken op zakenreis naar een andere stad of een ander land om bepaalde problemen op te lossen. Organisaties zijn verplicht om hun werknemers reiskosten te vergoeden uit de financiën van het bedrijf. Gedetacheerde werknemers moeten tijdig documenten indienen, dit zijn bewijs van kosten en een bijlage bij de onkostennota.
Noodzakelijk
- - personeelsdocumenten;
- - documenten van de organisatie;
- - rekenmachine;
- - lokale wet over de hoogte van de kosten van een zakenreis;
- - vorm van een voorrapportage;
- - documenten ter bevestiging van uitgaven tijdens een zakenreis;
- - ingevulde documenten voor een zakenreis.
instructies:
Stap 1
Wanneer een werknemer op dienstreis gaat, moet de werkgever alle documenten goed opmaken. Deze documenten moeten een bestelling voor een zakenreis, een serviceopdracht, een zakenreiscertificaat bevatten.
Stap 2
Bij terugkomst van een zakenreis dient de werknemer een zakenreisverslag in te vullen, welke wordt ingevuld op het door hem bij vertrek verstrekte dienstopdrachtformulier. De werknemer in het rapport moet de vervulling van het doel van de reis weerspiegelen, waarvoor hij door het bedrijf werd geleid. Het rapport moet een lijst bevatten van documentatie die aan de specialist is overhandigd ten behoeve van het sluiten van contracten en ondertekenen door partners (als dit de reden was om op zakenreis te gaan).
Stap 3
Binnen drie dagen na terugkomst van de reis dient de reiziger een voormelding in het AO-1 formulier in te vullen. Daarin moet hij het totale bedrag van de gemaakte kosten voor een zakenreis berekenen. Deze omvatten dagvergoedingen, waarvan het bedrag door de organisatie wordt gecontroleerd door lokale wetten of collectieve overeenkomsten, reis-, verblijf- en andere onkosten die met de werkgever zijn overeengekomen.
Stap 4
Alle uitgaven moeten worden gedocumenteerd, behalve per diem. De lijst van documenten moet worden geregistreerd op het tweede blad van het voorschot (met vermelding van hun namen en bedragen).
Stap 5
Voordat een werknemer op zakenreis gaat, worden in de regel verantwoorde fondsen aan hem verstrekt op de boekhoudafdeling. Als de werknemer hetzelfde bedrag heeft uitgegeven, dit in het rapport heeft weergegeven en met documenten heeft bevestigd, wordt de herberekening niet uitgevoerd. Als een werknemer een zakenreis moet verlengen of op een vrije dag in een andere stad moet zijn en een arbeidsfunctie moet vervullen, dan wordt de herberekening uitgevoerd door een accountant, rekening houdend met alle nuances. In dit geval krijgt de specialist het verschil tussen het uitgegeven bedrag en het bestede bedrag uitbetaald. Wanneer de werknemer een groter bedrag heeft ontvangen dan hij tijdens de reis heeft uitgegeven, moet hij het restant teruggeven aan de kassa van de organisatie.
Stap 6
Houd er rekening mee dat het bedrag van het voorschot wordt goedgekeurd door het hoofd van de onderneming. Daarna wordt de vereiste herberekening uitgevoerd.
