Het organiseren van een congres vraagt een zorgvuldige voorbereiding. Door dit proces op te delen in fasen, kunt u de arbeidskosten op een hoog niveau van het evenement minimaliseren.
Noodzakelijk
Computer met internettoegang en hulpprogramma's voor de stad, telefoon
instructies:
Stap 1
Bepaal het onderwerp van de conferentie, het aantal potentiële deelnemers, timing en docenten. Onderhandelen met docenten om toestemming te krijgen om te spreken.
Stap 2
Op basis van het onderwerp en het geplande aantal deelnemers is het noodzakelijk om opties voor de congreslocaties te selecteren. Dit kunnen huizen van cultuur, conferentiezalen van hotels, restaurants, recreatiecentra en meer zijn. De selectie wordt uitgevoerd door middel van een zoekopdracht op internet en verschillende stadsgidsen, op basis van de verkregen gegevens wordt een tabel met potentiële plaatsen gevormd, met vermelding van de naam, het adres, het telefoonnummer, het aantal plaatsen, de kosten en de beschikbaarheid van de benodigde apparatuur (bijvoorbeeld een projector, scherm, microfoon).
Stap 3
Roep de resulterende database met potentiële plaatsen op en verduidelijk, indien mogelijk, op de gewenste dagen de huurkosten, de beschikbaarheid van aanvullende diensten (bijvoorbeeld het organiseren van een buffettafel). Kies daarom een locatie en datum.
Stap 4
Ontwikkel een huisstijl voor de conferentie (symbool, slogan, kleuren, enz.) en bepaal de benodigde producten (merknotitieboekjes, pennen, uitnodigingen, T-shirts en meer). Bestel producten voor het evenement bij souvenirbedrijven. Vorm ook het geplande programma.
Stap 5
Uitnodigingen sturen naar potentiële deelnemers op briefpapier per e-mail of door middel van een niet-standaard oplossing met behulp van een koerier/post (bijvoorbeeld voor een conferentie over bloemisterij in de vorm van een bloem van stof op een designkarton).
Stap 6
Registratie van deelnemers, details van het programma, hulp bij transfer en selectie van accommodatie (indien nodig). Werken met onderaannemers voor het organiseren van een buffettafel, fotografie en meer.
Stap 7
Controleer aan de vooravond van het evenement de gereedheid van de hal - uitrusting, souvenirs, organisatie van een buffettafel en meer.
Stap 8
Tijdens het evenement is het noodzakelijk om het werk van onderaannemers te coördineren: promotors, cateringdiensten, fotografen en meer.
Stap 9
Na de conferentie, stuur een e-mail op briefhoofd dankbaarheid voor deelname aan het evenement, u kunt om feedback vragen.
