Een servicebrief is een veelgebruikte manier om derden via de post te informeren. Het wordt gebruikt wanneer het nodig is om een schriftelijke bevestiging te hebben van de overdracht van belangrijke informatie aan de partner of wanneer het onmogelijk is om andere soorten communicatie te gebruiken. Dit document kent vele varianten, maar er zijn algemene regels waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van zo'n brief.
Noodzakelijk
Briefhoofd briefhoofd
instructies:
Stap 1
Om aan de slag te gaan, moet u het briefhoofd van uw organisatie krijgen dat speciaal voor deze brieven is ontworpen. Het belangrijkste verschil met het standaard briefhoofd is de aanwezigheid van postgegevens en bankgegevens. Als dit in uw onderneming niet het geval is, bereid dan uw eigen versie voor. Plaats hier het logo en vermeld de naam van de organisatie, bankgegevens, postadres, telefoons, fax en e-mail voor communicatie.
Stap 2
Vermeld in de rechterbovenhoek de geadresseerde van de brief (naam van het bedrijf, postadres, functie, volledige naam van het hoofd). Als de brief aan meerdere organisaties is gericht, worden hun adressen achter elkaar geplaatst, maar niet meer dan vier op een rij en zonder opgave van de leiders. Ga nu direct naar de tekst van de brief, aangezien dit document zijn naam niet schrijft (in tegenstelling tot handelingen, memo's, enz.). In plaats daarvan kunt u kort het onderwerp van de brief aangeven, de essentie van uw bezwaar - "over te late betaling", "over het wijzigen van de voorwaarden", enz.
Stap 3
De tekst van de brief moet in een zakelijke stijl zijn. Geef de essentie zo kort en nauwkeurig mogelijk weer om verwarring bij het overbrengen van belangrijke informatie te voorkomen. Eén brief moet één probleem behandelen. Probeer niet alle problemen tussen jou en je partner in één brief op te lossen. Elk moet afzonderlijk worden beschouwd, aangezien er verschillende uitvoerende kunstenaars kunnen zijn en dit bovendien van belang kan zijn in het geval van geschillen die een beslissing in de rechtbank vereisen. Daarom is het het beste om het volume van de brief niet verder dan één pagina weer te geven.
Stap 4
Vermeld ten slotte eventuele aanvullende documenten in het gedeelte Bijlagen. Laat een plaats vrij voor de handtekening van de beheerder en ontcijfer zijn handtekening tussen haakjes (achternaam, voorletters). Zorg ervoor dat u de volledige naam van de artiest en het telefoonnummer van het kantoor vermeldt voor communicatie. Onderteken het originele document bij uw leidinggevende en registreer de brief bij uw organisatiesecretaris als uitgaand document.
