Om een memo aan de baas te schrijven, moet u eerst een dwingende reden voor de memo vinden, waarvan de juistheid, indien nodig, eenvoudig kan worden bewezen met behulp van documenten, getuigenissen van derden, opnames op audio- of videomedia. Vervolgens moet u duidelijk maken aan wie de melding zal worden gericht, een specifieke functionaris selecteren die bevoegd is om conflictsituaties op te lossen en overtredingen in het team te controleren. Tegelijkertijd is het raadzaam ervoor te zorgen dat deze functionaris om persoonlijke redenen geen sympathie heeft met de baas voor wie het rapport wordt opgesteld. In dit geval moet een andere functionaris worden gekozen, anders zal het effect van het rapport het tegenovergestelde zijn van wat werd verwacht. Een belangrijke nuance bij het indienen van een memo is de beslissing over anonimiteit of open auteurschap. De laatste stap is om de memo over te brengen aan de geadresseerde en ervoor te zorgen dat deze is gelezen.
Noodzakelijk
Rapportage op papier of digitaal, officieel bewijs van de in het rapport uiteengezette beschuldigingen
instructies:
Stap 1
Een anonieme melding aan de chef zonder bewijs van zijn schuld wordt vaak onbeheerd achtergelaten door hogere functionarissen, daarom is het voor het correct indienen van een melding niet alleen noodzakelijk om nauwkeurige informatie te hebben over de overtreding die heeft plaatsgevonden, maar ook om voor te bereiden bewijs. Gebruik alle documenten, zowel op papier als elektronisch, foto's, video- en audio-opnamen als bewijsmateriaal. Gebruik de getuigenis van collega's niet als het belangrijkste bewijs, want onder druk van de baas kunnen mensen weigeren tegen hem te getuigen.
Stap 2
Analyseer de personeelstabel om te bepalen welke van de senior managers het rapport over deze baas het interessantst zal vinden. Bij grote organisaties is dat misschien niet het management, maar bijvoorbeeld een aandeelhoudersraad of een controlerende organisatie. Om het succes van de memo te verzekeren, is het in sommige gevallen beter om meerdere geadresseerden te selecteren: het hoofd van de afdeling, de veiligheidsdienst van de onderneming, de personeelsafdeling en de raad van aandeelhouders.
Stap 3
Controleer of de baas en de geadresseerde van de melding nauwe, vriendschappelijke of intieme relaties hebben, anders bestaat het gevaar niet de baas te verliezen, maar de baan.
Stap 4
Overweeg en analyseer of het nuttig is om uw melding anoniem of openlijk in te dienen. Anonimiteit biedt een nogal controversieel voordeel: het beschermt tegen mogelijke wraak van de baas. Maar vergeet niet dat het niet zo moeilijk is om de auteur van de memo te vinden. Bij anonimiteit kan het gebeuren dat de memo de geadresseerde simpelweg niet bereikt. De secretaresse gooit het bijvoorbeeld gewoon weg of verwijdert het uit de mail als spam.
Stap 5
Als de memo openlijk wordt gearchiveerd, geeft dit garanties dat deze de geadresseerde zeker bereikt. Vraag bij het indienen van een papieren memo de ambtenaar of zijn secretaris op een kopie te tekenen dat het document is ontvangen. Zorg er bij het indienen van een memo in de vorm van een e-mail voor dat het belang van de brief hoog staat, vraag om een leesbevestiging en schrijf in de onderwerpregel van de brief dat het bericht informatie bevat die erg belangrijk is voor het functioneren van de onderneming.
