Samenwerking met buitenlandse partners is al de norm geworden voor Russische ondernemingen. Daarom is de uitwisseling van delegaties, die deel uitmaakt van het werkproces, ook een vrij veel voorkomende gebeurtenis. Maar als u uw buitenlandse of Russische partners voor de eerste keer bij de onderneming ontvangt, moet u rekening houden met verschillende nuances, zodat ze het leggen van zakelijke contacten niet belemmeren en de indruk van de vergadering bederven.
instructies:
Stap 1
Een uitnodiging voor een ontmoeting dient zo vroeg mogelijk te worden verstuurd, ook als er een voorlopig akkoord is bereikt. Dit is een teken dat u veel waarde hecht aan de tijd van uw partners en hun drukte respecteert.
Stap 2
Wanneer de bevestiging is ontvangen, geeft u het aantal leden van de aankomende delegatie op. Het is beter als u een gastenlijst krijgt met een indicatie van de positie en begeleide aanwijzingen. Kies de samenstelling van uw delegatie volgens deze lijst, deze moet qua aantal ongeveer gelijk zijn aan de delegatie van gasten. Bespreek met de gasten welke taal zij het liefst communiceren en zorg zelf voor een tolk, ook als de gasten met hun eigen tolk komen.
Stap 3
Leer meer over het verantwoordelijkheids- en competentiegebied van elk van uw gasten. Buitenlandse partners zijn in de regel zeer strikt in het handhaven van de officiële commandostructuur, dus u moet een duidelijk beeld hebben van welke kwesties deze of die gast mag bespreken.
Stap 4
Bereid een lijst met onderwerpen voor die u moet bespreken en maak er afspraken over. Verzamel alle materialen en documenten die u nodig heeft. Bepaal welke documenten zullen worden ondertekend als resultaat van onderhandelingen en bespreek in welke modus ze zullen worden uitgevoerd: duur, pauzes.
Stap 5
Kies een comfortabele kamer op basis van het aantal mensen dat de vergadering bijwoont. Elk van hen moet een plek hebben waar hij comfortabel kan plaatsnemen, want tussen pauzes moet je enkele uren zitten. Zorg ervoor dat tijdens de vergadering thee, koffie, koekjes worden geserveerd en glazen en mineraalwater op tafels staan. Als niemand het erg vindt, vergeet dan niet de asbakken in te zetten.
Stap 6
Vraag uw gasten om toestemming voor audio-opname van de vergadering, deze kan niet zonder toestemming worden gemaakt. Zet gasten tegenover de voordeur, deze psychologische nuance zorgt ervoor dat ze zich niet gestrest voelen. Laat je tijdens de onderhandelingen niet afleiden door telefoontjes van buitenaf. Maak agenda's en pennen voor gasten.
Stap 7
Dwing gasten niet om u te zoeken wanneer ze op het ontmoetingspunt aankomen. Iemand moet hen ontmoeten in de lobby van het gebouw en hen begeleiden naar de kamer waar de onderhandelingen zullen plaatsvinden.
