Momenteel kan geen enkel serieus bedrijf zonder zakelijke correspondentie, dus het beheersen van zijn vaardigheden is uiterst belangrijk in de moderne samenleving. Bovendien zijn deze vaardigheden niet alleen nodig voor bedrijfseigenaren, maar ook voor gewone werknemers die kunnen corresponderen met de partners van het bedrijf.
instructies:
Stap 1
Concentreer u op het doel van de correspondentie en houd u daaraan in de brief. Om dit te doen, is het allereerst noodzakelijk om te begrijpen dat elke communicatie de noodzaak nastreeft om de gesprekspartner of zijn overtuigingen te informeren. Afhankelijk van een bepaalde situatie kan het accent naar één kant worden verschoven.
Stap 2
Creëer een positief bedrijfsimago in de ogen van de gesprekspartner. Deze stap mag in geen geval worden verwaarloosd of onachtzaam worden behandeld, aangezien de gevormde houding ten opzichte van de afzender van de brief, zelfs na een oppervlakkige lezing, lang in het geheugen van de geadresseerde zal blijven. Het zakelijke imago van een brief wordt beïnvloed door zes hoofdcriteria, zoals: de juiste keuze van het onderwerp van de brief, de reactietijd op de brief, de juiste persoonlijke oproep, het uiten van dankbaarheid voor het lezen van de brief, het eindigen van de brief op een positieve noot en de correcte handtekening van de afzender.
Stap 3
Vorm in de brief een loyale klanthouding ten opzichte van uzelf of uw bedrijf. Volgens marketeers komt ongeveer 80% van de winst van het bedrijf van zijn vaste klanten, dus hun eisen moeten met speciale zorg worden behandeld. Om de loyaliteit van vaste klanten te vergroten, moet u de volgende drie punten in de brief controleren: let op de behoeften van de klant, gebruik de woordenschat van de geadresseerde in de tekst van de brief en volg de logica van de geadresseerde. Alleen door dichter bij de klant te komen, kan de afzender volledig aan zijn wensen voldoen.
Stap 4
Verdeel de brief in semantische componenten. In dit geval zal het voor de geadresseerde overtuigender klinken. Er zijn drie van dergelijke componenten: informatie over wat de afzender aanbiedt, een duidelijke boodschap over hoe de geadresseerde er baat bij heeft en overtuigende argumenten om de hoofdpunten van de brief te bewijzen.
Stap 5
Structuur zinnen zodat ze duidelijk overeenkomen met de normen van de taal waarin ze zijn geschreven. Deze spellingsfunctie beïnvloedt de perceptie van informatie door een persoon. Rangschik de leden van de zin in de eenvoudigste geaccepteerde volgorde voor een bepaalde taal. De zinnen zelf moeten beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn. Plaats extra spaties tussen alinea's om het voor de lezer gemakkelijker te maken om de informatie te begrijpen.
